Identifier l'expéditeur d'un e-mail

Qu'est-ce que l'identification de l'expéditeur ? #

Dans le module Mail, identifier un expéditeur consiste à relier l'adresse e-mail d'un message à une fiche de votre répertoire : un contact, un membre de votre organisation, ou une organisation (société). Une fois l'expéditeur identifié, un badge avec son nom et son avatar s'affiche à côté de ses messages, dans la liste comme dans le détail. Vous savez ainsi tout de suite à qui vous avez affaire, sans avoir à mémoriser les adresses.

Comment identifier l'expéditeur d'un e-mail ? #

Dans le module Mail, vous pouvez associer l'expéditeur d'un message à une fiche de votre répertoire depuis la liste ou depuis le détail de l'e-mail.

1. Ouvrez un e-mail (ou repérez-le dans la liste).
2. Choisissez l'action Identifier (dans le détail, elle est accessible depuis le menu Actions).
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le module cible : Contacts, Membres ou Organisations.
4. Recherchez la fiche voulue et sélectionnez-la.
5. Validez avec Identifier.

L'expéditeur est alors relié à cette fiche, et son badge apparaît sur ses e-mails.

À quoi sert le badge d'identification de l'expéditeur ? #

Dans le module Mail, quand l'expéditeur d'un e-mail correspond à une fiche de votre répertoire, un badge d'identification s'affiche à côté de ses messages, dans la liste et dans le détail. Ce badge reprend le nom et l'avatar de la fiche (avatar du contact, du membre ou de l'organisation). La couleur du badge change selon le type : contact, membre ou organisation, pour distinguer d'un regard de qui il s'agit. Le badge apparaît aussi dans la vue en colonnes de la liste (voir Lire et envoyer des e-mails).

Comment ouvrir la fiche d'un expéditeur identifié ? #

Dans le module Mail, quand un expéditeur est identifié, survolez son badge pour ouvrir sa fiche dans le répertoire. Vous accédez ainsi directement au contact, au membre ou à l'organisation associé, sans quitter votre boîte e-mail. C'est pratique pour retrouver un numéro de téléphone, l'historique ou les autres informations liées à cette personne.

Comment modifier ou retirer une identification ? #

Dans le module Mail, une identification n'est pas définitive :

• Modifier : rouvrez l'action d'identification (depuis le badge au survol, dans la liste, ou depuis le menu Actions du détail) et choisissez une autre fiche.
• Retirer : dans la même fenêtre, choisissez Retirer l'identification. Le badge disparaît alors des e-mails de cet expéditeur.

Vous pouvez modifier ou retirer une identification aussi bien depuis la liste que depuis le détail, y compris depuis la boîte de réception unifiée (la vue qui regroupe tous vos comptes).

Qu'est-ce que l'identification automatique des expéditeurs ? #

Dans le module Mail, l'identification automatique des expéditeurs relie toute seule les expéditeurs entrants aux fiches de votre répertoire, sans que vous ayez à le faire manuellement pour chaque message. Cette option se règle dans les paramètres de la boîte concernée. Elle n'est disponible que pour les boîtes partagées (par exemple contact@ ou support@), pas pour les boîtes personnelles. Voir Boîtes e-mail partagées.