Identifier l'expéditeur d'un e-mail

Qu'est-ce que l'identification de l'expéditeur ? #

Dans le module Mail, identifier un expéditeur consiste à relier l'adresse e-mail d'un message à une fiche de votre répertoire : un contact, un membre de votre organisation, ou une organisation (société). Une fois l'expéditeur identifié, un badge avec son nom et son avatar s'affiche à côté de ses messages, dans la liste comme dans le détail. Vous savez ainsi tout de suite à qui vous avez affaire, sans avoir à mémoriser les adresses.

Comment identifier l'expéditeur d'un e-mail ? #

Dans le module Mail, vous pouvez associer l'expéditeur d'un message à une fiche de votre répertoire depuis la liste ou depuis le détail de l'e-mail.

1. Ouvrez un e-mail (ou repérez-le dans la liste).
2. Choisissez l'action Identifier (dans le détail, elle est accessible depuis le menu Actions).
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le module cible : Contacts, Membres ou Organisations.
4. Recherchez la fiche voulue et sélectionnez-la.
5. Validez avec Identifier.

L'expéditeur est alors relié à cette fiche, et son badge apparaît sur ses e-mails.

À quoi sert le badge d'identification de l'expéditeur ? #

Dans le module Mail, quand l'expéditeur d'un e-mail correspond à une fiche de votre répertoire, un badge d'identification s'affiche à côté de ses messages, dans la liste et dans le détail. Ce badge reprend le nom et l'avatar de la fiche (avatar du contact, du membre ou de l'organisation). La couleur du badge change selon le type : contact, membre ou organisation, pour distinguer d'un regard de qui il s'agit. Le badge apparaît aussi dans la vue en colonnes de la liste (voir Lire et envoyer des e-mails).

Comment ouvrir la fiche d'un expéditeur identifié ? #

Dans le module Mail, quand un expéditeur est identifié, survolez son badge : une carte s'ouvre avec, entre autres entrées, Aller à — qui vous emmène droit sur la fiche du répertoire. Selon le type d'identification, l'intitulé précise la destination : Aller au contact, Aller à l'organisation ou Aller au membre.

Vous accédez ainsi directement à la fiche associée, sans passer par le module Contacts ni chercher la personne. C'est pratique pour retrouver un numéro de téléphone, l'historique des échanges ou les autres informations liées.

Les entrées de cette carte sont des actions libellées, atteignables et activables au clavier : tabulez jusqu'au badge, parcourez les entrées, validez avec Entrée. Vous n'avez pas besoin de la souris.

Comment consulter le détail d'une identification sans quitter la liste ? #

Dans le module Mail, la carte du badge d'identification propose l'entrée Voir : elle ouvre le Détail de l'identification dans un panneau latéral, la liste des e-mails restant visible derrière.

Le panneau récapitule :

• le Contact (ou le membre, ou l'organisation) auquel l'expéditeur est relié ;
• le Type d'identification : Contact, Membre ou Organisation ;
• l'E-mail source, c'est-à-dire l'adresse qui a servi à faire le lien.

Depuis ce panneau, Aller au contact (ou à l'organisation, ou au membre) ouvre la fiche complète. Utilisez le panneau pour une vérification rapide, la fiche complète quand vous devez modifier des informations.

Comment modifier une identification ? #

Dans le module Mail, une identification n'est pas définitive : vous pouvez la faire pointer vers une autre fiche.

1. Survolez le badge d'identification de l'expéditeur, ou ouvrez le menu « … » de sa ligne dans la liste.
2. Choisissez Modifier l'identification.
3. Dans la fenêtre, sélectionnez le module (Contacts, Membres, Organisations) puis la nouvelle fiche.
4. Validez.

Vous pouvez le faire aussi bien depuis la liste que depuis le détail de l'e-mail, y compris depuis la boîte de réception unifiée (la vue qui regroupe tous vos comptes).

Comment supprimer l'identification d'un expéditeur ? #

Dans le module Mail, retirer une identification coupe le lien entre une adresse e-mail et la fiche du répertoire. La fiche elle-même n'est pas supprimée, et les e-mails non plus.

1. Survolez le badge d'identification de l'expéditeur.
2. Choisissez Supprimer l'identification.
3. Une confirmation s'affiche : « Retirer cette identification ? », avec le rappel que la personne ne sera plus associée aux e-mails de cet expéditeur dans cette boîte mail.
4. Confirmez.

Le badge disparaît des e-mails de cet expéditeur et un message « Identification retirée » s'affiche. L'action est réversible : il suffit d'identifier de nouveau l'expéditeur pour rétablir le lien.

💡 La confirmation n'est pas là pour rien : sur une boîte partagée, l'identification sert à toute l'équipe, pas seulement à vous.

Qu'est-ce que l'identification automatique des expéditeurs ? #

Dans le module Mail, l'identification automatique des expéditeurs relie toute seule les expéditeurs entrants aux fiches de votre répertoire, sans que vous ayez à le faire manuellement pour chaque message. Cette option se règle dans les paramètres de la boîte concernée. Elle n'est disponible que pour les boîtes partagées (par exemple contact@ ou support@), pas pour les boîtes personnelles. Voir Boîtes e-mail partagées.

Que gagne-t-on à identifier un expéditeur ? #

Dans le module Mail, identifier un expéditeur ne sert pas qu'à afficher un nom : cela relie l'e-mail au reste de Sphère.

• Le badge vous dit tout de suite à qui vous avez affaire, dans la liste comme dans le détail.
• La carte du badge donne un accès direct à la fiche du répertoire.
• Quand l'expéditeur est un contact avec un numéro de téléphone, la carte propose de l'appeler sans quitter la boîte (voir Contacter quelqu'un depuis un e-mail (cartes de contact)).
• Les e-mails de cette personne deviennent visibles depuis sa fiche du répertoire, avec le reste de son historique.

Un expéditeur non identifié reste une simple adresse : Sphère ne peut alors ni proposer d'appel, ni ouvrir de fiche, ni relier l'échange à un dossier existant.