Signatures et modèles de messages

Comment créer une signature ? #

Une signature est le bloc de texte ajouté au bas de vos messages (nom, fonction, coordonnées).

1. Ouvrez les signatures dans les réglages du Mail (pour la boîte concernée).
2. Cliquez sur Nouvelle signature, donnez-lui un nom.
3. Rédigez son contenu (vous pouvez le mettre en forme).
4. Enregistrez.

Comment définir une signature par défaut ? #

Parmi vos signatures, désignez-en une comme signature par défaut : elle sera automatiquement ajoutée à vos nouveaux messages de cette boîte. Vous ne pouvez avoir qu'une seule signature par défaut à la fois ; en désigner une nouvelle remplace la précédente. Vous pouvez conserver plusieurs signatures (par exemple une formelle et une plus courte) et choisir laquelle utiliser.

Comment ma signature est-elle ajoutée à l'envoi, et puis-je en changer ? #

Lorsque vous rédigez un message, la signature de la boîte est ajoutée automatiquement au message envoyé. Dans la fenêtre de rédaction, un choix Signature vous permet de sélectionner laquelle appliquer parmi celles de la boîte (ou aucune) : un aperçu s'affiche sous l'éditeur pour vous montrer le rendu, et le choix que vous faites est bien respecté à l'envoi.

Si vous avez sélectionné une adresse d'expéditeur particulière (voir Lire et envoyer des e-mails), la signature associée à cette adresse peut être imposée automatiquement : dans ce cas, elle s'applique sans que vous ayez à la choisir.

Qu'est-ce qu'un modèle de message ? #

Un modèle est un message pré-rédigé que vous réutilisez pour ne pas retaper les mêmes textes (accusé de réception, réponse type, message commercial…). Un modèle comporte un objet et un contenu prêts à l'emploi.

1. Ouvrez les modèles dans les réglages du Mail.
2. Créez un modèle avec un nom, un objet et un contenu.
3. Rangez-le éventuellement dans une catégorie (par exemple ventes, support, RH) pour le retrouver facilement.

Vous pouvez insérer des images dans le contenu d'un modèle (et d'une signature) en les téléversant depuis votre appareil, exactement comme dans un e-mail. Pratique pour un logo ou une bannière.

Comment créer un modèle ou une signature en cours de rédaction ? #

Dans le module Mail, vous n'êtes pas obligé de passer par les réglages : depuis l'éditeur d'un e-mail, les menus modèle et signature vous permettent d'ajouter un nouveau modèle ou une nouvelle signature directement, sans quitter votre message en cours. C'est utile quand vous venez de rédiger un texte que vous voudrez réutiliser plus tard.

Comment personnaliser automatiquement un modèle (variables) ? #

Un modèle peut contenir des variables qui se remplissent automatiquement, comme le nom du destinataire, votre nom, ou la date du jour. Au moment de l'utiliser, ces variables sont remplacées par les vraies valeurs, ce qui personnalise le message sans effort. Un aperçu vous montre le rendu final avant l'envoi.

Puis-je partager un modèle avec mes collègues ? #

Oui. Un modèle peut être personnel (visible de vous seul) ou partagé avec les autres membres de votre organisation. Un modèle partagé n'est visible par les collègues qu'une fois publié : tant qu'il n'est pas publié, il reste un brouillon que vous êtes seul à voir. C'est pratique pour harmoniser les réponses d'une équipe (support, commercial).

Comment utiliser un modèle en rédigeant un message ? #

Dans la fenêtre de rédaction, choisissez Insérer un modèle (ou Utiliser un template) : le Mail remplit l'objet et le contenu du message à partir du modèle, et remplace ses variables par les vraies valeurs (nom du destinataire, votre nom, date…). Seuls les modèles publiés apparaissent dans cette liste au moment de la rédaction.