Gérer et organiser les conversations

Comment assigner une conversation à quelqu'un ? #

Assigner désigne l'agent responsable d'une conversation.

1. Ouvrez la conversation, puis Assigner (panneau d'infos ou menu d'actions).
2. Choisissez un agent, ou Moi, ou laissez Non assignée.

Vous pouvez ensuite filtrer la boîte de réception sur Assignées à moi pour voir votre charge.

Comment changer le statut d'une conversation (résoudre, rouvrir) ? #

1. Ouvrez la conversation.
2. Choisissez Marquer résolue quand elle est traitée, Rouvrir pour la remettre en cours, ou En attente pour la mettre en pause.

Le statut aide toute l'équipe à voir ce qui reste à faire.

Comment définir la priorité d'une conversation ? #

1. Ouvrez la conversation, puis Changer la priorité.
2. Choisissez Basse, Normale, Haute ou Urgente.

La priorité sert à trier et filtrer les conversations les plus importantes.

Comment ajouter ou modifier des tags ? #

Les tags sont des étiquettes libres pour classer les conversations (par exemple « facturation », « SAV »).

1. Ouvrez la conversation, puis Modifier les tags.
2. Tapez un tag et appuyez sur Entrée pour l'ajouter ; touchez le × pour en retirer un.
3. Enregistrez.

Vous pourrez ensuite filtrer la boîte de réception par tag.

Comment transférer une conversation à une autre équipe ou personne ? #

1. Ouvrez la conversation, puis Transférer.
2. Choisissez le destinataire (un agent ou un département) et, si vous le souhaitez, indiquez une raison.
3. Confirmez.

⚠️ Le transfert d'une conversation privée est irréversible : la conversation devient partagée et tous les agents de l'organisation la verront, historique compris.

Comment archiver une conversation ? #

Choisissez Archiver sur la conversation : elle quitte la liste active sans être supprimée. Vous pouvez la retrouver en filtrant sur les conversations archivées ou en cochant Inclure les conversations archivées, puis la désarchiver.

Comment mettre une conversation en veille (snooze) ? #

Le snooze met une conversation de côté pour un temps. Choisissez Snooze (ou « Plus tard ») sur la conversation : elle est masquée jusqu'à la date choisie, où elle revient dans la boîte de réception. Une vue dédiée regroupe les conversations en veille.

Comment exporter une conversation ? #

Ouvrez la conversation, puis Exporter et choisissez le format CSV ou PDF. Un fichier reprenant l'échange est généré, pratique pour l'archivage ou le partage.

Où retrouver les médias, documents et liens échangés dans une conversation ? #

Le panneau Infos conversation (à droite) rassemble tout ce qui a été partagé au fil de l'échange, en trois listes :

• Médias partagés : les photos et vidéos.
• Documents partagés : les fichiers (PDF et autres pièces jointes).
• Liens partagés : les adresses web citées dans la conversation.

C'est le moyen le plus rapide de remettre la main sur une photo ou un document envoyé plus tôt, sans faire défiler toute la conversation.

Comment détacher une conversation en fenêtre flottante ? #

Vous pouvez sortir une conversation du module pour la garder sous les yeux pendant que vous travaillez ailleurs dans Sphère.

1. Sur la conversation, choisissez Détacher en fenêtre.
2. Une fenêtre flottante s'ouvre ; déplacez-la où vous voulez à l'écran. Elle reste accessible même quand vous changez de page.
3. Pour la remettre à sa place, choisissez Réancrer dans le module ; pour la refermer, Fermer la fenêtre.

Comment partager une conversation sociale dans le chat interne ? #

Vous pouvez transmettre une conversation à un collègue via la messagerie interne de Sphère.

1. Ouvrez la conversation, puis Partager dans le chat.
2. Recherchez et sélectionnez la conversation du chat interne (un collègue ou un salon) où l'envoyer.
3. Validez avec Partager.

Comment supprimer une conversation ? #

Dans le panneau Infos conversation, la zone danger propose Supprimer la conversation. Une confirmation est demandée.

⚠️ La suppression efface définitivement tous les messages de la conversation. Cette action est irréversible.