Sphere Visio — prendre des notes pendant et après une réunion

Comment ouvrir les notes pendant une visioconférence ? #

Dans la salle de visioconférence, ouvrez Notes de la réunion depuis la barre de contrôles (ou le menu … si la fenêtre est réduite). Le panneau Notes s'ouvre directement sur le compte rendu de la réunion ; s'il n'y en a pas encore, il s'ouvre sur la note la plus récente.

Le titre affiché en haut du panneau est aussi un sélecteur : cliquez dessus pour changer de note ou en créer une (Nouvelle note), sans repasser par la liste.

Si aucune note n'existe, le panneau affiche Aucune note pour cette réunion et propose Créer le compte rendu.

Peut-on écrire à plusieurs en même temps ? #

Oui. Le panneau Notes d'une visioconférence est collaboratif : plusieurs participants écrivent dans la même note, en direct.

• Un badge indique combien de personnes écrivent : 2 personnes écrivent.
• La mention Enregistré en continu rappelle que rien n'est à sauvegarder à la main.
• Quand quelqu'un commence à écrire le compte rendu, une pastille s'allume sur le menu … des autres participants, avec le message {Nom} écrit dans le compte rendu : personne ne rédige dans son coin sans que les autres le sachent.

Le panneau Notes masque la réunion : peut-on le déplacer ? #

Oui. Le panneau Notes de la salle de visioconférence est une fenêtre arrondie que vous manipulez comme une fenêtre :

• attrapez son en-tête pour la déplacer où vous voulez sur l'écran ;
• tirez son bord pour la redimensionner ;
• appuyez sur Échap pour la fermer.

Ce n'est plus un bandeau collé au bord de l'écran qui masquait la scène sur toute la hauteur.

Peut-on suivre la discussion tout en prenant des notes ? #

Oui. Ouvrir le panneau Notes d'une visioconférence ne ferme plus le panneau de discussion : les deux cohabitent, vous prenez des notes tout en suivant le fil des messages.

En visioconférence réduite, les panneaux (Notes, Questions & Réponses, sondages, tableau blanc, transcription) occupent toute la hauteur disponible au lieu de se réduire à un corps presque vide.

Qui a accès au compte rendu créé depuis une réunion ? #

Un compte rendu créé depuis la salle de visioconférence est partagé avec les participants dès sa création. Le panneau vous l'annonce avant même le clic — « La note sera partagée avec les participants de la réunion » — et chaque note indique ensuite qui y a accès :

• Partagée · X personnes : les participants de la réunion peuvent la lire.
• Privée : vous seul y avez accès, les participants ne peuvent pas la lire.
• Compte rendu : c'est la note qui recevra le résumé automatique produit après la réunion.

Comment gérer les notes d'une visioconférence après la réunion ? #

Le détail d'une visioconférence comporte un onglet Notes, y compris sur une réunion déjà terminée. Vous y :

1. créez une note pour cette réunion ;
2. rattachez une note existante à la réunion ;
3. détachez une note qui n'a plus lieu d'y figurer.

Chaque note affiche son titre réel (et non plus une mention d'inaccessibilité), son badge Partagée · X personnes ou Privée, et le badge Compte rendu principal pour celle qui reçoit le résumé automatique.

Seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent désigner le compte rendu principal.

Comment écrire dans une note sans quitter la visioconférence ? #

Ouvrir une note depuis une visioconférence l'affiche dans le volet latéral, qui s'élargit pour laisser la place d'écrire : vous ne quittez pas la page de la réunion. Le bouton Retour à la liste vous ramène aux autres notes de la réunion.

Le volet de détail d'une visioconférence s'élargit d'ailleurs automatiquement pendant l'édition d'une note liée, puis reprend sa largeur normale ensuite.

Que devient mon texte quand la réunion se termine ? #

Le message La réunion est terminée. Votre texte est enregistré. s'affiche dans le panneau Notes : rien n'est perdu. Le bouton Continuer à écrire rouvre la note dans le module Notes, où vous la complétez tranquillement.

Le panneau Notes affiche un message d'erreur #

Deux messages distincts, deux causes :

• Les notes ne peuvent pas être affichées. Ceci n'est pas une liste vide. — le chargement a échoué ; il ne faut donc pas en conclure que la réunion n'a pas de note. Rechargez la page.
• La note n'a pas pu être ouverte ici. Elle reste accessible depuis le module Notes. — l'édition dans le panneau n'a pas pu démarrer ; ouvrez la note depuis le module Notes, votre contenu est intact.