Sphere Visio — rejoindre une réunion en tant qu'invité extérieur

Faut-il un compte pour rejoindre une visioconférence en invité ? #

Non. Un invité rejoint une réunion vidéo sans compte, depuis son navigateur, avec le seul lien reçu. La page d'accueil le rappelle : Pas de compte ? Aucun problème. Vous rejoignez en tant qu'invité.

L'accès ne demande aucune installation et fonctionne sur les navigateurs courants.

Comment se déroule l'arrivée d'un invité ? #

1. L'invité ouvre le lien d'invitation reçu par e-mail. Une page Bienvenue ! s'affiche, avec le titre de la réunion, son organisateur (Organisé par …) et la mention Lien valide.
2. Il saisit son Prénom et son Nom : c'est ce qui s'affichera aux autres participants.
3. Il vérifie son Aperçu en direct : les boutons Micro et Caméra permettent de couper ou d'activer chacun avant d'entrer, et Arrière-plan applique un flou ou une image de fond.
4. Le repli Paramètres audio & vidéo donne accès au choix de la Caméra, du Micro et du Haut-parleur.
5. Il clique sur Rejoindre la visio.

Un encart Bon à savoir défile pendant la préparation, avec quatre conseils : porter un casque pour éviter l'écho, placer la lumière face à soi, activer un arrière-plan virtuel, et se rappeler que micro, caméra et arrière-plan restent modifiables à tout moment une fois en réunion.

Un invité doit-il attendre avant d'entrer ? #

Cela dépend du réglage de la réunion. La page de préparation le prévient : Après avoir rejoint, vous serez en attente d'approbation de l'organisateur.

Dans ce cas, l'invité voit ensuite En attente d'admission — « L'organisateur doit valider ton entrée. Tu rejoindras la conférence automatiquement. » Il n'a rien d'autre à faire : dès l'approbation, il entre tout seul, et le message Tu as été admis dans la conférence le confirme.

Si l'organisateur refuse, le message est explicite : L'organisateur a refusé ta demande d'accès.

Quand la réunion est réglée en Ouverte, l'invité entre directement, sans passer par la salle d'attente.

Que se passe-t-il quand un collaborateur ouvre le lien d'une visio « Ouverte » ? #

Il entre directement dans la salle, sans écran Demander à rejoindre ni passage par la salle d'attente. Un court message le lui dit — Entrée dans la réunion… Cette réunion est ouverte : vous entrez directement, sans attendre l'approbation d'un organisateur.

Sur une réunion à laquelle il n'est pas convié et qui n'est pas ouverte, il voit l'écran Demander à rejoindre : il envoie une demande (son identité de compte est reprise telle quelle, non modifiable), puis patiente sur Demande envoyée — patientez ici : un organisateur va examiner votre demande.

Plusieurs refus possibles, chacun avec sa raison :

• Votre demande d'accès a été refusée. — parfois assortie d'un délai : vous pourrez réessayer dans X min.
• La réunion n'a pas encore démarré : personne ne peut vous laisser entrer pour le moment.
• Les demandes d'accès sont désactivées dans l'organisation qui vous invite.
• Accès indisponible — vous ne pouvez pas rejoindre cette réunion.

Le lien d'invitation ne fonctionne pas #

Le message affiché indique la cause :

• Invitation invalide — ce lien d'invitation est invalide ou a expiré. Demandez un nouveau lien à l'organisateur. Chaque invité reçoit un lien personnel ; en recliquer un depuis Sphère en génère un nouveau, ce qui invalide l'ancien.
• Réunion terminée — cette visioconférence a été clôturée par l'organisateur. Vous ne pouvez plus la rejoindre.
• La visioconférence n'a pas encore démarré. Revenez à l'heure prévue ; la page indique Commence dans ….
• L'organisateur n'a pas approuvé votre demande.

Un invité peut-il rejoindre depuis un réseau d'entreprise restrictif ? #

Oui. La connexion d'un invité fonctionne aussi derrière un réseau contraint, où les connexions directes entre participants sont bloquées : la réunion emprunte alors un chemin de secours. Si la connexion échoue malgré tout, l'écran de connexion donne la cause et propose Réessayer (voir Sphere Visio — connexion, reconnexion et qualité d'image).

En cas de blocage persistant, deux gestes à tester avant d'appeler le support : essayer depuis une autre connexion (partage de connexion mobile, par exemple) et vérifier que la caméra et le micro sont autorisés dans le navigateur.

Un invité peut-il retrouver toutes les réunions auxquelles il est convié ? #

Oui, s'il dispose d'un accès au portail invité. La page Visioconférences y liste vos visioconférences en cours, à venir et passées, avec les onglets Aujourd'hui, À venir, Passées et les sections En cours, Planifiées aujourd'hui, Terminées aujourd'hui.

Chaque ligne affiche le statut (En direct, Planifiée, Terminée, Annulée), l'organisateur et le nombre de participants, avec un bouton Rejoindre. Des compteurs résument En cours, Aujourd'hui, À venir et Cette semaine.

Si le message Votre accès ne permet pas de rejoindre une visioconférence s'affiche, c'est que le droit n'a pas été ouvert : demandez-le à la personne qui vous a invité.

Que peut faire un invité une fois dans la réunion ? #

Un invité participe normalement : caméra, micro, chat de la réunion, réactions, main levée, arrière-plan virtuel, et partage d'écran si la réunion l'autorise. Il apparaît aux autres avec le badge Invité.

Une limite à connaître : un invité extérieur ne peut pas être promu modérateur. Seuls les membres de l'organisation peuvent l'être (voir Sphere Visio — modération et rôles (modérateur, admettre, expulser, couper le micro)).