Sphere Visio — rappels de réunion et notifications

Que m'annonce le rappel avant une visioconférence ? #

Avant une réunion vidéo à laquelle vous êtes convié, une carte de rappel apparaît. Elle annonce d'abord le délai, puis le nom de la réunion juste en dessous :

• Votre visioconférence commence dans 10 minutes
• Votre visioconférence commence dans 1 heure
• Votre visioconférence commence dans moins d'une minute

Le rappel affiche aussi l'heure de début (Début à 14:30), l'organisateur de la réunion et un compte à rebours qui s'actualise. Plus la réunion approche, plus la carte se fait visible.

Trois boutons : Rejoindre, Voir la réunion (ou Voir les détails), et Plus tard pour l'écarter.

💡 Les rappels s'affichent dans toute fenêtre ouverte de Sphère, et plus seulement dans celle où vous travaillez : vous ne raterez plus un rappel parce qu'il s'était affiché dans un autre onglet.

Où m'emmène le bouton Rejoindre d'un rappel ? #

Le bouton Rejoindre d'un rappel de réunion vous emmène directement sur l'écran de préparation de cette visioconférence — celui où vous vérifiez votre caméra et votre micro — et non plus sur la liste générale des visios. Un clic, et vous êtes à la porte de la bonne salle.

De même, Voir les détails ouvre la fiche de cette réunion précise, et pas la liste.

Le bouton Rejoindre a la même forme sur toutes les cartes de notification, avec son icône, et il reste lisible même quand la salle n'est pas encore ouverte.

Pourquoi le bouton Rejoindre me dit-il que la salle n'est pas encore ouverte ? #

Avant l'heure de début d'une visioconférence, seuls l'organisateur et les modérateurs peuvent entrer depuis un rappel. Les autres participants voient à la place l'heure d'ouverture :

• La salle ouvre à 14:30. L'organisateur et les modérateurs peuvent entrer avant.
• ou, si l'horaire n'est pas connu : La salle n'est pas encore ouverte. L'organisateur et les modérateurs peuvent entrer avant.

À partir de l'heure de début, tout le monde peut rejoindre. Ce n'est donc ni une erreur ni un droit qui vous manque : c'est simplement trop tôt.

Que fait la carte « votre visioconférence commence maintenant » ? #

Quand une réunion vidéo qui vous concerne démarre, une carte Votre visioconférence commence maintenant s'affiche. Elle précise La réunion prévue à {heure} commence maintenant, l'organisateur (organisée par …), le nombre de conviés et la photo de profil de ces personnes (leurs initiales à défaut).

Cette carte ne se ferme plus toute seule : elle attend que vous rejoigniez, que vous ouvriez les détails, ou que vous la fermiez. Et elle s'affiche même si un rappel vous avait déjà prévenu quelques minutes plus tôt.

Quand plusieurs réunions approchent en même temps, elles sont regroupées : 3 réunions approchent, avec un bouton Tout fermer.

De quoi Sphère me prévient-il exactement à propos des visioconférences ? #

Les notifications de visioconférence couvrent :

• Invitation à une visioconférence — quelqu'un vous convie ; la notification indique Prévue le {date} et propose Rejoindre.
• Rappel de visioconférence — la réunion approche.
• Visioconférence démarrée — la réunion vient de commencer.
• Visioconférence reprogrammée — l'horaire a changé.
• Visioconférence annulée — la réunion n'aura pas lieu.
• Demande d'accès à une visio — quelqu'un attend d'entrer ; le bouton Admettre est directement dans la notification (organisateur et modérateurs).
• Compte rendu de visio disponible — le récap est prêt.
• Action assignée en visio — une action à suivre vous a été attribuée.

Le démarrage d'une visio, son annulation et une demande d'accès à la salle d'attente préviennent les personnes concernées y compris hors de l'écran de la réunion : vous n'avez pas besoin d'avoir la visio ouverte pour être averti.

Comment voir qu'une visioconférence est en cours sans ouvrir la page Visio ? #

Deux signaux, à deux endroits :

• Dans le menu latéral : l'icône Visio s'allume en vert dès qu'une visioconférence qui vous concerne est en cours (mention Visioconférence en cours). Elle s'éteint dès que vous la rejoignez.
• En haut de la page Sphere Visio : un bandeau nomme la réunion en cours, avec les participants réellement présents, la durée écoulée et un accès direct pour la Rejoindre.

Dans la liste des réunions, une visioconférence en cours porte par ailleurs un anneau vert et la mention Visio en cours.

Peut-on être averti quand quelqu'un est retiré d'une réunion ? #

La personne concernée, oui. Lorsqu'un organisateur ou un modérateur vous retire d'une visioconférence, un message explicite s'affiche : Vous avez été retiré de la réunion — un organisateur ou un modérateur vous a retiré de cette réunion. Elle se poursuit sans vous. Vous n'êtes plus renvoyé en silence hors de la salle sans explication.