Sphere Visio — enregistrement et transcription d'une réunion

Comment enregistrer une réunion ? #

L'organisateur de la réunion peut lancer l'enregistrement depuis la barre de contrôles, puis l'arrêter quand il le souhaite.

1. Cliquez sur Enregistrer : un message confirme « Enregistrement démarré » et un indicateur « Enregistrement en cours » s'affiche, avec la pastille REC.
2. Cliquez de nouveau pour arrêter : « Enregistrement arrêté ».
3. Une fois la réunion terminée, l'enregistrement est disponible dans l'historique de la réunion : on peut le lire directement dans un lecteur vidéo (play/pause, avance, volume, vitesse, plein écran) ou le télécharger.

Les démarrages et arrêts d'enregistrement apparaissent dans la chronologie de la réunion.

💡 L'enregistrement est réservé à l'organisateur. S'il n'est pas disponible, c'est qu'il n'a pas été activé pour la réunion ou que le service n'est pas prêt — le message Enregistrement indisponible (infrastructure non prête) le dit alors explicitement.

Peut-on enregistrer automatiquement dès le début de la réunion ? #

Oui. Dans les Options avancées du formulaire de la visioconférence, activez Enregistrement automatique (« Démarrer l'enregistrement automatiquement »). L'enregistrement démarre alors seul à l'ouverture de la salle. Le détail de la réunion rappelle ce réglage sous Enregistrement. Voir Sphere Visio — planifier une visioconférence (date, participants, options).

Où en est mon enregistrement ? Pourquoi la colonne est-elle vide ? #

Elle ne l'est plus. Dans l'historique des visioconférences, l'état de l'enregistrement est nommé, au lieu de laisser une case vide dans trois situations différentes :

• Disponible — l'enregistrement est prêt à être lu ou téléchargé.
• En cours de finalisation — le fichier est encore en préparation ; revenez dans quelques minutes.
• Enregistrement indisponible — l'enregistrement a échoué.
• Aucun enregistrement — la réunion n'a pas été enregistrée.

Vous savez donc s'il faut patienter, réessayer, ou ne rien attendre du tout.

Que faire si l'enregistrement ne se lit pas ? #

Dans le lecteur, plusieurs messages distinguent les causes :

• Impossible de lire la vidéo. L'URL a peut-être expiré. — rechargez la page pour obtenir un nouveau lien, puis relancez la lecture.
• Erreur réseau. Vérifiez votre connexion. — puis Recharger.
• Impossible de charger la vidéo. / URL de la vidéo non disponible. — l'enregistrement n'est pas accessible ; vérifiez d'abord son état dans l'historique.

Comment activer les sous-titres en direct ? #

Pendant la réunion, activez les Sous-titres depuis la barre de contrôles (menu Sous-titres & IA) : les paroles sont transcrites en temps réel à l'écran. Cliquez de nouveau pour Désactiver les sous-titres. Réglages, apparence et messages d'indisponibilité : voir Sphere Visio — sous-titres en direct et leurs réglages.

Où retrouver la transcription après la réunion ? #

Pendant la réunion, un panneau Transcription affiche au fil de l'eau le texte de ce qui est dit, avec le nom de chaque intervenant. Un bouton Retour au dernier message ramène en bas du fil quand vous avez remonté le texte, et la mention En attente de la transcription… s'affiche tant que personne n'a parlé.

Après la réunion, la transcription complète reste consultable depuis le compte rendu ou depuis le bouton Transcription de l'historique. Elle peut être exportée au format texte (Exporter .txt). Un badge indique le nombre de segments qu'elle contient.

Si aucun texte n'a été capté, le message Aucune transcription disponible pour cette réunion s'affiche, et le compte rendu précise la marche à suivre pour la prochaine fois : « Activez la transcription avant de démarrer pour obtenir le texte de la réunion. »

Où retrouver les réunions passées et leur compte rendu ? #

Après une réunion, un compte-rendu visio rassemble les informations de la réunion terminée :

• la durée et l'heure de début ;
• la liste des participants (et le nombre de participants au plus fort de la réunion) ;
• les enregistrements, la transcription et les messages du chat disponibles ;
• des statistiques de présence (temps passé par chaque participant, présenté sous forme de barres).

Vous accédez à ces informations depuis l'historique des réunions vidéo (onglet Passées de Sphere Visio, voir Sphere Visio — retrouver, rechercher et trier ses visios, ou depuis le module Activités). Une réunion terminée ou annulée s'ouvre en lecture seule : son détail n'est plus modifiable.

Le contenu détaillé du compte rendu, le résumé automatique et les actions à suivre sont décrits dans Sphere Visio — compte rendu de réunion et résumé automatique.

Comment lire le tableau des réunions vidéo passées ? #

Dans Sphere Visio, l'onglet Passées présente vos réunions terminées sous forme de tableau. Chaque ligne récapitule une réunion avec ces colonnes :

• Titre : le nom de la réunion.
• Date : le jour et l'heure de la réunion (l'heure de début est bien affichée, plus seulement la date).
• Durée : combien de temps la réunion a duré.
• Organisateur : qui a organisé la réunion.
• Ont participé : le nombre de personnes présentes.
• Enreg. : l'état de l'enregistrement (disponible, en cours de finalisation, indisponible, aucun).
• Compte-rendu : ouvre le récapitulatif complet de la réunion.

Un bouton Transcription, clairement nommé, permet d'ouvrir directement le texte de ce qui a été dit pendant la réunion. Un bouton Statistiques (ou Stats) donne accès aux temps de présence de chaque participant.

Les réunions terminées sont classées de la plus récemment terminée à la plus ancienne : la dernière réunion que vous venez de quitter est en haut de la liste.

Comment lire la fenêtre de statistiques d'une réunion ? #

Le bouton Statistiques d'une visioconférence passée ouvre un tableau par participant : Nom, Rôle, Arrivée, Départ, Présence et Durée. En tête, des cartes résument la Durée totale, la Durée moyenne, les Participants uniques (avec le Pic) et les Enregistrements.

La fenêtre est suffisamment large pour que le rôle de chacun s'affiche en entier et que les heures d'arrivée ne soient plus masquées. Les en-têtes de colonnes ne se chevauchent plus, les intitulés trop longs passent à la ligne, et les tuiles s'ajustent à la largeur réelle du panneau.

Si le message Vous n'avez pas la permission de consulter les statistiques de cette visioconférence s'affiche, demandez-les à l'organisateur.