Programmer l'envoi automatique d'un rapport (rapports planifiés)

Où trouver les rapports planifiés ? #

Les rapports planifiés se gèrent depuis le Centre des statistiques :

1. Ouvrez le module Statistiques → Pilotage manager → onglet Stats avancée → Voir toutes les statistiques.
2. Dans la barre de la page, cliquez sur Rapports planifiés.
3. Une fenêtre s'ouvre avec deux onglets : Plannings (la liste de vos rapports) et Historique (ce qui a été envoyé).

Vous pouvez aussi partir directement d'une statistique : ouvrez le menu d'actions de sa carte et choisissez Planifier un envoi. La statistique est alors déjà cochée dans le rapport.

Comment créer un rapport planifié ? #

La création d'un rapport se fait en trois étapes numérotées, dans une seule fenêtre. Le formulaire remplace la liste, et un fil en haut permet de revenir en arrière.

1. Cliquez sur Nouveau rapport (ou Planifier un envoi depuis une statistique).
2. Étape 1 — Contenu : nommez le rapport et cochez les statistiques qu'il doit contenir.
3. Étape 2 — Planification : dites quand il part et sur quelle période portent les données.
4. Étape 3 — Diffusion : choisissez le format, les canaux d'envoi et les destinataires.
5. Cliquez sur Enregistrer.

À chaque étape, un encart « Ce que vous allez recevoir » résume en une phrase le rapport tel qu'il est configuré. Des info-bulles expliquent chaque option ; un bouton Suivant ne s'active que lorsque l'étape est complète, et la fenêtre indique explicitement ce qui manque.

Que contient l'étape « Contenu » d'un rapport planifié ? #

L'étape Contenu d'un rapport planifié détermine ce que le document contiendra :

1. Le champ Nom du rapport est pré-rempli à partir des statistiques cochées et de la cadence choisie (par exemple « Rapport hebdomadaire — 3 vues »). Vous pouvez le modifier à tout moment.
2. La liste des statistiques disponibles est regroupée par produit, dans des cartes repliables, avec un champ de recherche.
3. Cochez celles à inclure. Un compteur indique en permanence combien sont retenues, et combien au maximum.
4. Si vous êtes parti d'une statistique précise, elle est déjà cochée.

Une statistique partagée avec vous en lecture seule ne peut pas être planifiée : elle porte la mention « Lecture seule — non planifiable ».

Si vous n'avez aucune statistique enregistrée, l'étape le dit et propose d'aller au Centre des statistiques pour en créer une.

Comment choisir la périodicité d'un rapport planifié ? #

L'étape Planification d'un rapport se lit comme une phrase (« Envoyer chaque semaine, le lundi à 08:00. ») :

1. Choisissez la cadence d'envoi : Chaque jour, Chaque semaine, Chaque mois, ou Après refresh des données.
2. Selon la cadence, précisez l'heure, le jour de la semaine ou le jour du mois.
3. Choisissez la période analysée — c'est-à-dire l'étendue des données que le rapport couvre : aujourd'hui, hier, 7 / 30 / 90 derniers jours, cette semaine, ce mois-ci. Une période est suggérée en face de votre cadence ; Appliquer la retient.
4. Le fuseau horaire est replié sur le vôtre ; le lien changer permet d'en choisir un autre.

La période analysée est indépendante de la fréquence : rien n'empêche d'envoyer chaque jour un rapport portant sur les 30 derniers jours.

💡 En mode Après refresh des données, aucune heure d'envoi n'est fixée : le rapport part juste après chaque mise à jour des données, au plus une fois par période. La fenêtre n'affiche donc pas d'heure trompeuse dans ce mode.

Comment choisir le format, les canaux et les destinataires ? #

L'étape Diffusion d'un rapport planifié se parcourt dans l'ordre : format, canaux, destinataires.

1. Format du fichier : PDF (rendu fidèle, avec les graphiques) ou CSV (données brutes). C'est ce que chaque destinataire recevra en pièce jointe.
2. Canaux d'envoi : cochez au moins E-mail, Chat ou Push (notification). Pour le canal Chat, un champ de recherche permet de choisir le salon ou la conversation où publier le rapport — vous devez en être membre.
3. Destinataires : ajoutez des collègues par leur nom, ou des adresses e-mail. Le mode Dynamique par équipe envoie à tous les membres d'une équipe, résolus au moment de l'envoi.

Un compteur affiche le quota de destinataires utilisé sur le maximum, copies comprises. Quand le quota est atteint, il faut retirer un destinataire ou une copie avant d'en ajouter un autre.

Deux options sont réservées aux administrateurs de l'organisation : l'envoi à tous les membres d'une équipe, et l'envoi à une adresse e-mail extérieure. Elles restent visibles mais inactives pour les autres comptes, avec l'explication à côté. Si la configuration en cours exige ce rôle, la fenêtre prévient que le rapport ne pourra pas être enregistré en l'état.

Quelles options avancées existe-t-il sur un rapport planifié ? #

Un rapport planifié comporte une section Options avancées, repliée par défaut et entièrement facultative. Un compteur indique combien d'options y sont actives.

• Comparer à la période précédente — ajoute à côté de chaque chiffre son évolution. Vous choisissez la base : Période précédente ou Année précédente.
• N'envoyer que si… — transforme le rapport en alerte : il ne part que si la mesure choisie franchit le seuil défini (par exemple si les appels manqués dépassent 10).
• Ne rien envoyer quand le rapport est vide — évite d'expédier un document sans contenu quand la période ne contient aucune donnée.
• Objet de l'e-mail — un objet personnalisé, à la place de l'objet par défaut.
• Copie (Cc) et Copie cachée (Cci) — des adresses supplémentaires. Les adresses en Cc restent visibles de tous les destinataires, pas celles en Cci. Elles comptent dans le quota de destinataires.
• Traduire chaque envoi dans la langue du destinataire — chacun reçoit le rapport dans sa langue, avec les dates et heures dans son propre fuseau. Un objet d'e-mail personnalisé n'est, lui, pas traduit.
• Arrêter les envois après le — une date de fin, obligatoirement dans le futur.
• Envoyer automatiquement ce rapport — désactivé, le planning est conservé mais ne se déclenche jamais.

Comment tester un rapport avant de compter dessus ? #

Un rapport planifié peut être essayé sans attendre son heure d'envoi :

• Pendant la création : le bouton Enregistrer et envoyer un test enregistre d'abord le rapport, puis déclenche immédiatement un envoi de test sur cet enregistrement. Il n'y a pas besoin de sauvegarder au préalable.
• Sur un rapport existant : le bouton Envoyer un test maintenant dans le formulaire, ou Envoyer maintenant dans la liste des plannings.

Le résultat du test est annoncé en clair : « Test envoyé — N livraison(s) », « Non envoyé : le rapport est vide », « Non envoyé : la condition n'est pas remplie », ou l'échec avec sa raison. Si le rapport a bien été créé mais que seul le test a échoué, le message le précise — le rapport, lui, existe.

Que se passe-t-il après la création d'un rapport ? #

Une fois le rapport enregistré, l'assistant affiche un écran de confirmation :

• Le nom du rapport et la mention qu'il est prêt à partir.
• La date du prochain envoi, avec son fuseau horaire. En mode « après refresh », la confirmation indique que la date sera calculée par le planificateur.
• Trois choix : envoyer un test, Voir mes rapports (retour à la liste), ou Terminer.

Le rapport reste modifiable à tout moment depuis Rapports planifiés.

Comment gérer mes rapports planifiés existants ? #

L'onglet Plannings liste vos rapports avec, pour chacun : le nom, le nombre de vues incluses, la fréquence, les canaux, la date du prochain envoi et le statut du dernier run.

Le menu d'actions de chaque ligne propose :

• Mettre en pause / Reprendre — suspend ou relance les envois automatiques.
• Modifier — rouvre l'assistant.
• Envoyer maintenant — déclenche un envoi immédiat.
• Supprimer — supprime le planning. L'historique des envois est conservé.

Le nombre de plannings par organisation est plafonné : quand le quota est atteint, il faut en supprimer un avant d'en créer un nouveau.

💡 Si vous quittez un formulaire non enregistré, une confirmation prévient que la saisie sera perdue : Abandonner ou Continuer l'édition.

Comment savoir si mon rapport est bien parti ? #

L'onglet Historique des rapports planifiés retrace les envois :

1. Choisissez un rapport dans la liste déroulante en haut.
2. Le tableau affiche, pour chaque envoi : la date, le canal, le statut, les destinataires, la taille du document et la durée de génération.
3. Charger plus remonte plus loin dans l'historique.
4. Relancer maintenant rejoue un envoi qui a échoué.

Le statut est donné par canal — un rapport peut très bien être parti par e-mail et avoir échoué en notification. Les statuts possibles : En file, Génération, Envoyé, Partiel, Ignoré (condition), Ignoré (vide), Échec.

« Ignoré » n'est pas une panne : c'est le résultat attendu quand vous avez demandé de ne rien envoyer sur un rapport vide, ou de n'envoyer que si une condition est remplie.