Appels avec les invités extérieurs

Comment savoir qu'un appel entrant vient d'un invité ? #

Quand l'appel provient d'un invité de votre organisation, la fenêtre d'appel entrant affiche un badge « Invité » à côté du nom de l'appelant, avant que vous décrochiez.

Vous savez ainsi immédiatement que vous parlez à quelqu'un d'extérieur au personnel, et vous pouvez adapter votre réponse (formule d'accueil, informations que vous partagez) dès la première seconde.

Comment retrouver les appels avec des invités dans le journal ? #

Dans le journal d'appels, les appels dont le correspondant est un invité portent un badge « Invité » sur leur ligne. Le badge reste visible après coup : il permet de distinguer d'un coup d'œil les échanges internes des échanges avec des personnes extérieures, sans ouvrir chaque appel.

Qui un invité peut-il appeler ? #

Un invité ne compose pas librement : son téléphone n'affiche que les numéros autorisés que l'organisation lui a ouverts. L'onglet correspondant de son téléphone s'intitule Numéros autorisés et annonce leur nombre entre parenthèses.

Pour appeler, l'invité sélectionne un correspondant dans cette liste et clique sur Appeler. Il n'y a pas de clavier libre : un numéro absent de la liste ne peut pas être composé.

Si la liste est vide, l'invité voit le message « Aucun numéro autorisé » et l'invitation à contacter l'administrateur de l'organisation. C'est à un administrateur d'ouvrir les numéros dont l'invité a besoin.

Un invité voit-il qui il a en ligne ? #

Oui. Pendant l'appel, un invité voit le nom et la photo de son correspondant, et non plus un simple numéro de poste. Il sait donc à qui il parle, comme n'importe quel membre de l'organisation.

Que ne peut pas faire un invité pendant un appel ? #

Le téléphone d'un invité ne propose que l'essentiel : parler, couper son micro, raccrocher. Quatre actions lui sont volontairement fermées pendant un appel :

• Transférer l'appel à quelqu'un d'autre.
• Mettre en conférence ou ajouter un participant.
• Prendre une note d'appel.
• Ouvrir une discussion écrite avec son correspondant.

Ces boutons apparaissent grisés, avec l'explication « Indisponible pour les invités ». Ce n'est pas un dysfonctionnement : ces actions donneraient à une personne extérieure un accès à l'annuaire et aux échanges internes.

💡 Si un invité doit joindre un autre interlocuteur, c'est à un membre de l'organisation de faire le transfert depuis son propre téléphone.