Créer et gérer les invités (accès externes)

Où gère-t-on les invités ? #

Ouvrez Administration → Invités. La page s'intitule Guests et son sous-titre rappelle son objet : « Gestion des accès invités externes (contacts promus en guest) ». Vous y trouvez la liste de tous les accès externes de votre organisation, avec pour chacun :

• le nom / e-mail ;
• le contact lié du répertoire, quand l'invité a été créé depuis une fiche contact ;
• créé par et créé le ;
• le statut : Actif, En attente (invitation envoyée, pas encore acceptée) ou Révoqué ;
• la colonne MFA, qui indique si la double authentification lui est imposée.

Le champ Rechercher par email… filtre la liste, le sélecteur Colonnes choisit ce qui s'affiche, et les filtres Tous / Actifs / En attente / Révoqués cadrent la vue.

Comment créer un invité ? #

1. Ouvrez Administration → Invités, puis cliquez Nouveau guest en haut à droite.
2. Dans la section Identité & accès, saisissez l'e-mail de la personne (par exemple contact@externe.com), son prénom et son nom.
3. Choisissez le mode d'accès (voir la section suivante) : compte créé tout de suite, ou invitation à accepter.
4. Cochez les modules auxquels l'invité aura droit : Chat, Visio, Tickets, VoIP, Finance. Au moins un module est obligatoire.
5. Réglez si besoin les droits fins de chaque module (voir Modules et droits d'un invité).
6. Activez MFA requis si vous voulez forcer l'invité à configurer une seconde authentification.
7. Cliquez Créer le guest.

💡 Vous pouvez aussi rattacher l'invité à un contact existant de votre répertoire : dans le champ Contact lié, tapez au moins 2 caractères pour lancer la recherche, puis choisissez la fiche. L'invité et le contact restent alors liés, ce qui évite les doublons dans le répertoire.

Quelle différence entre « Créer le compte maintenant » et « Envoyer une invitation par mail » ? #

Au moment de créer un invité, le Mode d'accès propose deux chemins :

• Créer le compte maintenant — vous définissez un mot de passe initial (bouton Générer pour en obtenir un solide). L'invité reçoit ses identifiants par mail et peut se connecter tout de suite. Le mot de passe n'est affiché qu'une seule fois : copiez-le avant de fermer la fenêtre, il ne sera plus lisible ensuite.
• Envoyer une invitation par mail — l'invité reçoit un lien et choisit lui-même son mot de passe. L'invitation expire au bout de 7 jours.

Choisissez la création immédiate quand vous devez transmettre l'accès de vive voix ou dans un dossier ; choisissez l'invitation quand vous préférez que la personne définisse son propre mot de passe.

Comment promouvoir un contact du répertoire en invité ? #

Un invité n'est le plus souvent pas une nouvelle personne : c'est un contact que vous connaissez déjà. Deux chemins mènent au même résultat :

1. Depuis la fiche du contact, dans le répertoire : utilisez l'action qui ouvre un accès invité. Le formulaire d'invitation s'ouvre pré-rempli avec l'identité du contact.
2. Depuis Administration → Invités → Nouveau guest, en renseignant le champ Contact lié : tapez au moins 2 caractères, choisissez la fiche dans la liste, puis complétez le formulaire.

Dans les deux cas, la colonne Contact lié de la liste des invités garde la trace du rattachement.

⚠️ Si l'invitation est lancée depuis une fiche contact par une personne qui n'est pas administrateur de la sphère, les droits fins des modules (par exemple « Voir les devis ») sont grisés et une phrase l'explique. L'invitation part quand même, mais avec les droits par défaut de chaque module ; un administrateur les ajuste ensuite depuis la fiche de l'invité.

Que faire d'une invitation d'invité restée en attente ? #

Un invité au statut En attente a reçu son lien mais ne l'a pas encore utilisé. Dans Administration → Invités, la ligne affiche sa date d'expiration (« Expire le … ») et propose deux actions :

• Renvoyer l'invitation — un nouveau message part à la même adresse.
• Révoquer l'invitation — le lien envoyé cesse de fonctionner. Aucun compte n'a encore été créé, il n'y a donc rien à supprimer.

Filtrez la liste sur En attente pour voir d'un coup toutes les invitations qui traînent.

Comment retirer l'accès d'un invité ? #

Deux gestes différents, selon ce que vous voulez obtenir :

• Révoquer l'accès — depuis la liste (Révoquer l'accès) ou depuis sa fiche. Le compte est désactivé immédiatement, l'invité ne peut plus se connecter. C'est réversible : réactivez-le depuis le formulaire de profil de sa fiche, où l'interrupteur Compte actif (« Désactive le compte sans le supprimer ») fait le chemin inverse.
• Retirer un module ou un droit — l'invité garde son compte mais perd une rubrique de son portail. Voir Modules et droits d'un invité.

Préférez la révocation à la suppression : elle conserve l'historique et se défait en un clic si la relation reprend.

Comment réinitialiser le mot de passe d'un invité ? #

1. Ouvrez la fiche de l'invité depuis Administration → Invités.
2. Dans la section Mot de passe, cliquez Réinitialiser.
3. Saisissez un nouveau mot de passe (8 caractères minimum), puis confirmez.

Attention : toutes les sessions actives de l'invité sont invalidées. Il devra se reconnecter avec le nouveau mot de passe, que vous lui transmettez par un canal sûr.

Comment changer la photo ou l'identité d'un invité ? #

Ouvrez sa fiche, section Profil : vous y modifiez le prénom, le nom et l'avatar (Ajouter une photo / Changer la photo, formats JPG, PNG ou WEBP, 10 Mo au maximum). Enregistrez pour appliquer.

Comment alimenter la base de connaissances que consulte un invité ? #

L'invité qui dispose du module Tickets peut chercher une réponse tout seul, avant d'ouvrir une demande, dans les articles que vous publiez. Ces articles se rédigent dans Administration → Base de connaissance :

1. Ouvrez Administration → Base de connaissance, onglet Articles.
2. Cliquez Nouvel article, donnez-lui un titre, une catégorie, un extrait et un contenu.
3. Dans le champ Modules, sélectionnez Helpdesk pour que l'article se rattache aux tickets.
4. Activez Article public (« Visible en dehors de l'espace de travail ») : c'est ce réglage qui le rend consultable depuis le portail invité.
5. Passez le statut sur Publié, puis enregistrez.

Sans article publié et public, l'encadré « Besoin d'aide ? » du portail invité ne mène à rien. Voir Base de connaissance partagée — articles et catégories pour la gestion complète des articles et des catégories.

Comment mettre l'assistant à la disposition d'un invité ? #

L'assistant Koukou répond aux questions posées en une phrase, dans un panneau latéral. Il ne fonctionne que si votre organisation a configuré un fournisseur d'intelligence artificielle : sans fournisseur actif, l'assistant n'est proposé à personne, invités compris. La marche à suivre est décrite dans Fournisseurs d'intelligence artificielle et fonctions IA par module.

💡 Côté équipe, l'accès à l'assistant se donne par rôle (module Koukou dans Paramètres → Rôles fonctionnels). Voir Rôles et administrateurs.

Comment donner à un invité un lien qui le connecte directement ? #

Certaines organisations veulent que leurs clients arrivent dans leur portail sans ressaisir d'identifiants, depuis leur propre espace client. C'est le rôle des Paramètres SSO : votre application demande un jeton de connexion à Sphère, puis redirige la personne — ou affiche le portail directement dans une de vos pages.

Le type de compte à choisir dans ces paramètres est alors Invité. La procédure complète est décrite dans Authentification unique (SSO) — connecter Sphère depuis vos applications.

Comment générer un jeton d'API de test pour un invité ? #

Quand un prestataire branche son propre outil sur les tickets d'un invité, il a besoin d'essayer les appels avant de livrer. Depuis la fiche de l'invité, section Token d'API de test :

1. Cliquez Générer un token de test, puis confirmez.
2. Le jeton s'affiche une seule fois : copiez-le immédiatement, il ne pourra plus jamais être récupéré.
3. L'invité est notifié par e-mail que ce jeton a été émis en son nom, et le jeton a une durée de validité courte (l'échéance exacte est affichée après génération).
4. Pour le couper avant l'échéance, utilisez Révoquer dans la liste Tokens émis pendant cette session. La révocation est immédiate et irréversible.

⚠️ La liste des jetons émis n'existe que le temps de la page : après un rafraîchissement, elle est vide. Notez l'identifiant du jeton si vous prévoyez de le révoquer plus tard.