Modules et droits d'un invité

Quels modules peut-on ouvrir à un invité ? #

Cinq modules sont proposés, à la création comme sur la fiche :

• Chat — discuter dans les conversations auxquelles il a été convié.
• Visio — rejoindre des réunions.
• Tickets — suivre ses demandes auprès de votre support.
• VoIP — passer et recevoir des appels.
• Finance — consulter ses devis et ses factures.

L'en-tête de la fiche affiche les modules activés de l'invité. Les cartes des modules non activés apparaissent grisées et ne sont pas modifiables : activez d'abord le module, puis réglez ses droits.

Comment activer ou désactiver un module pour un invité ? #

1. Ouvrez la fiche de l'invité dans Administration → Invités.
2. Repérez la carte du module concerné.
3. Basculez son interrupteur (« Activer le module … » / « Désactiver le module … »), puis confirmez.

Les deux gestes n'ont pas les mêmes conséquences :

• Activer un module l'ouvre avec ses permissions par défaut. La prise d'effet a lieu à la prochaine connexion de l'invité, ou au rafraîchissement automatique de sa session, sous quelques minutes. Rien n'est interrompu.
• Désactiver un module coupe l'accès, et déconnecte immédiatement l'invité de toutes ses sessions par sécurité. Il devra se reconnecter pour continuer à utiliser ses autres modules. La confirmation le dit avant d'enregistrer (bouton Désactiver et déconnecter).

Pourquoi retirer un droit déconnecte-t-il l'invité ? #

Parce qu'un droit déjà accordé vit dans la session ouverte de l'invité : pour que le retrait soit effectif tout de suite, Sphère ferme ses sessions. La règle est symétrique et vaut sur tous les modules :

• Retirer un droit → l'invité est déconnecté immédiatement de toutes ses sessions. L'interface vous prévient avant l'enregistrement et vous le confirme après coup.
• Accorder un droit → rien n'est interrompu, et aucun avertissement ne s'affiche.

⚠️ Si la déconnexion ne peut pas être confirmée, le droit n'est pas retiré et le message vous le dit clairement. Ce n'est pas un demi-état : réessayez dans un instant.

Quels droits fins régler sur le module Tickets d'un invité ? #

Sur la carte Tickets de la fiche, trois interrupteurs :

• Peut créer des tickets — sans lui, l'invité consulte mais n'ouvre aucune demande.
• Peut clôturer ses propres tickets — il déclare lui-même une demande réglée.
• Peut commenter — il répond dans le fil d'échanges et joint des fichiers.

Cliquez Enregistrer Tickets pour appliquer.

Quels droits fins régler sur le module Finance d'un invité ? #

La carte Finance porte trois droits :

• Peut voir les devis
• Peut voir les factures
• Voir aussi les documents de son organisation — décoché, l'invité ne voit que les documents qui le nomment ; coché, il voit ceux de toute son entreprise.

⚠️ Contrairement aux autres modules, Finance arrive décoché : les documents commerciaux ne s'ouvrent que sur un geste explicite de votre part. Et si vous n'activez ni les devis ni les factures, l'invité n'aura aucune entrée dans cette partie de son portail — l'interface vous en avertit à la création.

Cliquez Enregistrer Finance pour appliquer.

Quels droits fins régler sur le module Visio d'un invité ? #

La carte Visio porte un droit : Peut rejoindre des réunions. Sans lui, l'invité voit le module mais ne peut entrer dans aucune visioconférence. Cliquez Enregistrer Visio pour appliquer.

Quels droits fins régler sur le module VoIP d'un invité ? #

La carte VoIP porte trois interrupteurs :

• Peut émettre des appels
• Peut recevoir des appels
• Peut appeler les membres de ses salons — autorise l'invité à joindre les collaborateurs présents dans ses salons de discussion, en plus de ses numéros autorisés. Ces correspondants apparaissent alors directement dans son annuaire d'appel.

Cliquez Enregistrer VoIP pour appliquer.

Comment limiter les numéros qu'un invité peut appeler ? #

Un invité n'appelle que la liste que vous lui donnez. Sur sa fiche, la section Numéros autorisés énumère ses destinations permises et indique leur nombre.

1. Ouvrez la fiche de l'invité, section Numéros autorisés.
2. Cliquez Ajouter.
3. Choisissez le type de destination : Extension interne, Numéro externe, File d'attente ou Ring group. Des champs de recherche vous aident à retrouver une extension, une file ou un groupe d'appel par son nom.
4. Pour un numéro externe, saisissez-le au format international (par exemple +33602527126).
5. Donnez un libellé facultatif (par exemple « Bob accueil ») pour vous y retrouver plus tard.
6. Enregistrez.

Tant que la liste est vide, le message « Aucun numéro autorisé. Ajoutez-en ci-dessous. » s'affiche et l'invité ne peut joindre personne, même avec le droit d'émettre des appels.

Qui peut régler les droits fins d'un invité ? #

Les administrateurs de la sphère — c'est-à-dire les deux rôles d'administration, Administrateur et Propriétaire de la sphère, qui disposent ici exactement des mêmes pouvoirs.

Une personne qui n'est pas administrateur peut lancer une invitation depuis une fiche contact, mais les droits fins lui apparaissent grisés, avec une phrase qui l'explique. L'invitation part alors avec les droits par défaut de chaque module activé, qu'un administrateur ajuste ensuite depuis la fiche de l'invité.

L'invité ne voit pas une rubrique que je lui ai ouverte #

Trois causes, dans cet ordre :

1. Le changement n'a pas encore pris effet. L'activation d'un module s'applique à la prochaine connexion de l'invité, ou au rafraîchissement automatique de sa session (quelques minutes). Demandez-lui de se déconnecter puis de se reconnecter.
2. Le module est activé, mais aucun droit fin n'est coché. C'est particulièrement visible sur Finance : sans « voir les devis » ni « voir les factures », la rubrique est vide.
3. Le contenu manque. Un invité avec le module Tickets mais aucune demande à son nom voit une liste vide ; un invité qui cherche la base de connaissances ne trouve rien tant qu'aucun article n'est publié et marqué public (voir Base de connaissance partagée — articles et catégories).