Gérer les comptes des membres

Comment retrouver un membre ? #

Ouvrez Administration → Membres : « Gérez les utilisateurs actifs et les invitations en attente de la sphère. » La liste affiche le nom, l'e-mail, l'identifiant, le type, le statut, le rôle dans la sphère, le rôle métier, l'extension, la langue, le fuseau et la date de création.

Trois outils se complètent :

• la recherche, éventuellement restreinte à un champ précis (voir plus bas) ;
• le bouton Filtres, qui regroupe tous les filtres derrière un compteur ;
• le regroupement, qui replie la liste par valeur.

Comment chercher dans un champ précis plutôt que partout ? #

Chercher « martin » partout ramène les Martin, les martin@… et les personnes dont l'identifiant contient ces lettres. Vous pouvez cibler.

1. Dans Administration → Membres, ouvrez le sélecteur de champ de recherche, intégré au champ de saisie lui-même.
2. Choisissez Tous les champs, ou l'un des champs : Nom, Email, Identifiant, Langue, Fuseau horaire.
3. Tapez votre recherche : le texte d'invite devient « Rechercher par … », pour vous rappeler où vous cherchez.

Comment filtrer la liste des membres ? #

1. Cliquez le bouton Filtres. Il se colore dès qu'un filtre est actif et affiche le nombre de filtres appliqués.
2. Choisissez vos critères : statut (avec l'option Inclure les désactivés), type de compte, rôle dans la sphère, rôle fonctionnel — y compris Sans rôle fonctionnel.
3. Refermez le menu.

Les filtres appliqués s'affichent alors en badges « libellé : valeur » sous la barre d'outils, retirables d'un clic sans rouvrir le menu.

Deux comportements utiles :

• Le total et la pagination portent sur l'ensemble filtré, pas seulement sur la page affichée.
• Quand plus aucun membre ne correspond, la liste le dit explicitement (« Aucun membre ne correspond aux filtres appliqués ») et propose Réinitialiser les filtres en un clic.

⚠️ Si le message « Trop de membres portent ce rôle pour filtrer dessus d'un coup » s'affiche, affinez d'abord avec la recherche, puis réappliquez le filtre.

Comment regrouper les membres par statut, par type ou par rôle ? #

Le sélecteur Grouper par replie la liste en sections, chacune avec son compteur exact et repliable d'un clic.

1. Ouvrez Grouper par dans la barre d'outils.
2. Choisissez une colonne : statut, type, rôle dans la sphère, rôle métier — ou l'un de vos champs personnalisés.
3. Cliquez l'en-tête d'un groupe pour le replier ou le déplier.

Les personnes sans valeur pour la colonne choisie sont réunies sous Sans valeur. Quand une colonne a beaucoup de valeurs différentes, l'affichage est borné : la mention « N valeurs affichées sur M » vous invite à affiner les filtres, et un bouton Afficher plus étend la liste.

Aucun regroupement revient à la liste plate.

Comment afficher mes propres champs en colonnes ? #

Vos champs personnalisés peuvent devenir des colonnes de la liste des membres. Ils sont masqués par défaut, pour ne pas encombrer.

1. Ouvrez le sélecteur de colonnes dans la barre d'outils.
2. Cochez les champs personnalisés que vous voulez voir.

Votre choix est mémorisé par poste de travail : vous retrouvez votre mise en page à la connexion suivante, sur le même ordinateur. Pour créer ces champs, voir Champs personnalisés des membres.

Comment modifier les informations d'un membre ? #

Ouvrez sa fiche depuis Administration → Membres. Vous y trouvez ses informations standard et tous ses champs personnalisés — même ceux qui sont vides, pour que rien ne se perde de vue. Un administrateur les renseigne et les modifie directement sur la fiche.

La fiche porte aussi les langues que traite la personne : quand elles sont déclarées, le routage automatique des e-mails ne lui adresse que les messages rédigés dans l'une d'elles. C'est le réglage à faire quand une équipe multilingue se répartit les demandes entrantes.

Comment vérifier qu'un membre est bien configuré partout ? #

Une page de vérification du provisionnement contrôle que chaque membre est correctement mis en place dans tous les outils de Sphère (chat, appels, fichiers…). Elle vous signale les personnes dont la configuration est incomplète, avec un statut par membre (Complet, Partiel, Absent).

1. Ouvrez la vérification du provisionnement depuis Administration → Membres.
2. Utilisez la recherche par nom ou e-mail pour cibler une personne.
3. Pour un membre en défaut, choisissez Réparer afin de le remettre en place dans les outils manquants ; vous pouvez aussi Tout réparer en une fois.

C'est utile après un import massif ou pour diagnostiquer un membre qui n'accède pas à un outil attendu.

Comment suspendre ou désactiver un compte ? #

Suspendre un compte empêche la personne de se connecter, sans supprimer ses données.

1. Ouvrez la fiche de la personne dans Administration → Membres.
2. Choisissez Suspendre (ou Désactiver).
3. Confirmez. La personne ne peut plus se connecter ; son contenu reste conservé.

Utilisez la suspension pour un départ temporaire, un litige, ou un compte à mettre en pause.

Comment réactiver un compte suspendu ou désactivé ? #

1. Ouvrez la fiche de la personne (filtrez sur le statut « suspendu » ou « désactivé » pour la retrouver).
2. Choisissez Réactiver.
3. Confirmez. La personne peut de nouveau se connecter et retrouve son contenu.

Un membre est verrouillé après trop de tentatives : comment le débloquer ? #

Après plusieurs échecs de connexion, un compte peut se verrouiller automatiquement par sécurité. Le verrouillage se lève seul après un délai, mais vous pouvez le débloquer tout de suite :

1. Ouvrez la fiche du membre dans Administration → Membres.
2. Choisissez Déverrouiller.
3. La personne peut retenter sa connexion immédiatement.

Comment réinitialiser le mot de passe d'un membre ? #

Si un membre est bloqué et ne parvient pas à réinitialiser lui-même son mot de passe :

1. Ouvrez sa fiche dans Administration → Membres.
2. Choisissez Réinitialiser le mot de passe et définissez un nouveau mot de passe.
3. Confirmez, puis communiquez-le à la personne par un canal sûr.

Le membre reçoit automatiquement un e-mail l'informant que son mot de passe a été changé par un administrateur. Cette action n'est possible que sur un compte de niveau inférieur au vôtre.

Comment désactiver la double authentification d'un membre bloqué ? #

Si un membre a perdu l'accès à sa double authentification (téléphone perdu, application effacée) et ne peut plus se connecter :

1. Ouvrez sa fiche dans Administration → Membres.
2. Choisissez Désactiver la double authentification.
3. Confirmez. Le membre pourra se reconnecter avec son mot de passe seul, puis reconfigurer une méthode.

Le membre est informé par e-mail que sa double authentification a été désactivée par un administrateur. Cette action n'est possible que sur un compte de niveau inférieur au vôtre.

Comment changer le type d'un compte (membre, invité) ? #

Le type de compte définit l'étendue d'accès (par exemple membre standard ou invité au périmètre plus limité). Ouvrez la fiche de la personne dans Administration → Membres et choisissez le type voulu. Vous ne pouvez pas changer votre propre type de compte.

Comment supprimer définitivement un compte ? #

La suppression est irréversible : préférez la suspension quand c'est possible.

1. Ouvrez la fiche de la personne dans Administration → Membres.
2. Choisissez Supprimer.
3. Une confirmation explicite est demandée pour éviter toute erreur. Validez pour supprimer le compte.

💡 Sphère empêche de supprimer le dernier administrateur de l'organisation. Pour effacer aussi les données personnelles au sens RGPD, voir Préférences de l'organisation.