Questions fréquentes Administration
Administration — Questions fréquentes
Qui peut administrer l'organisation ? #
Seuls les administrateurs. Un membre standard ne voit pas l'espace Administration. Deux rôles portent l'administration — Administrateur et Propriétaire de la sphère — et ils configurent l'organisation exactement de la même façon. La seule différence de niveau concerne les actions sensibles menées sur un autre compte (mot de passe, double authentification, rôle, suspension).
Un réglage est-il réservé au propriétaire de la sphère ? #
Non, pas sur la configuration de l'organisation. Sécurité, préférences, rôles, intégrations, fournisseurs d'intelligence artificielle, qualité, aide, base de connaissance : les deux rôles d'administration ont les mêmes pouvoirs. Si un écran vous est refusé alors que vous êtes administrateur, c'est un autre problème — voir Administration — Dépannage.
Quelle différence entre inviter et créer un membre ? #
Inviter envoie un e-mail à la personne, qui rejoint l'organisation et choisit elle-même son mot de passe. Créer ouvre directement le compte, prêt à l'emploi. L'invitation est recommandée ; la création directe est pratique pour préparer un compte à l'avance. Voir Ajouter des membres à l'organisation.
Faut-il suspendre ou supprimer un compte qui part ? #
En général, suspendez : la personne ne peut plus se connecter mais son contenu et son historique sont conservés, et vous pouvez réactiver le compte plus tard. Réservez la suppression aux cas où le compte doit disparaître définitivement, car elle est irréversible. Voir Gérer les comptes des membres.
Puis-je retirer les droits du dernier administrateur ? #
Non. L'organisation doit toujours garder au moins un administrateur. Sphère empêche de rétrograder ou de supprimer le dernier administrateur. Désignez d'abord un autre administrateur si besoin.
Un membre a perdu son téléphone et ne peut plus se connecter : que faire ? #
Vous pouvez désactiver sa double authentification depuis sa fiche : il se reconnectera avec son mot de passe, puis reconfigurera une méthode. Vous pouvez aussi réinitialiser son mot de passe s'il l'a oublié. Dans les deux cas, le membre reçoit un e-mail l'en informant. Voir Gérer les comptes des membres.
Comment obliger tout le monde à utiliser la double authentification ? #
Dans Administration → Sécurité, activez l'exigence de double authentification pour toute l'organisation. Vous pouvez laisser un délai de mise en conformité pendant lequel les membres configurent leur méthode. Voir Sécurité de l'organisation.
Puis-je laisser les gens s'inscrire sans invitation ? #
Oui, en activant l'inscription libre dans les préférences de l'organisation. Laissez-la désactivée pour garder la maîtrise complète des entrées. Voir Préférences de l'organisation.
Quelle différence entre être administrateur et être propriétaire d'un espace de travail ? #
Être administrateur donne accès à l'espace Administration de toute l'organisation. Être propriétaire d'un espace de travail ne concerne que cet espace (ses membres et ses réglages). Un membre peut être propriétaire d'un espace de travail sans être administrateur de l'organisation. Voir Rôles et administrateurs.
Comment donner ou retirer l'accès à un module (Tickets, IVR Designer…) pour un rôle ? #
Chaque rôle fonctionnel définit les modules accessibles. Dans Paramètres → Rôles, ouvrez le rôle et cochez ou décochez les modules voulus. Tous les modules, dont Tickets et IVR Designer, s'activent ainsi par rôle. Si un module n'est pas activé pour le rôle d'une personne, elle ne le voit pas dans la barre latérale. Voir Rôles et administrateurs.
Comment créer un script d'appel pour mes agents ? #
Dans Administration → Scripteurs, choisissez Nouveau scripteur, ajoutez des pages et des éléments (questions, texte riche, bouton Qualifier), organisez-les par glisser-déposer, puis Publiez. Le script devient alors visible pour vos agents pendant les appels. Voir Scripteur d'appel — créer et éditer un script.
Où voir les statuts et les pauses de mes agents ? #
Dans Administration → Présence & pauses. La page affiche, sur une période choisie (7 derniers jours par défaut), le dernier statut, le nombre de changements et la pause totale de chaque agent, avec des filtres par appareil (Web / Mobile) et par statut. Voir Présence et pauses des agents (suivi).
Comment répondre à une demande RGPD d'un membre ? #
Depuis la fiche de la personne, vous pouvez exporter ses données personnelles (droit d'accès) ou les effacer (droit à l'effacement, anonymisation irréversible). Voir Préférences de l'organisation.
Puis-je ajouter un intervenant externe avec un accès limité ? #
Oui, en créant un compte de type invité, au périmètre plus restreint qu'un membre standard. Le type de compte se choisit à la création et se modifie ensuite depuis la fiche de la personne. Voir Gérer les comptes des membres.
Quelle différence entre un membre et un invité ? #
Un membre fait partie de votre organisation et utilise Sphère au quotidien. Un invité est une personne extérieure — un client, un partenaire, un prestataire — à qui vous ouvrez un portail réduit, qui ne contient que ce que vous lui accordez, module par module et droit par droit. Voir Créer et gérer les invités (accès externes).
Pourquoi mon invité est-il déconnecté quand je modifie ses droits ? #
Parce que ses droits vivent dans sa session ouverte. Retirer un droit ou désactiver un module le déconnecte immédiatement de toutes ses sessions, pour que le retrait soit effectif tout de suite ; il se reconnecte et retrouve le reste de son accès. Accorder un droit, à l'inverse, n'interrompt rien. Voir Modules et droits d'un invité.
Comment faire prévenir mon logiciel quand un contact est créé dans Sphère ? #
Par une intégration : dans Paramètres → Monitoring → Intégrations, vous décrivez l'événement (« quand un Contact est créé »), l'adresse de votre service, l'authentification et les champs à envoyer. Testez-la avant de l'activer. Voir Intégrations — connecter Sphère à votre système d'information.
Comment ouvrir mes contacts à un logiciel tiers ? #
Générez un jeton d'API du Répertoire depuis Administration → Jetons d'API, en cochant les seules portées nécessaires, puis confiez-le à votre intégrateur. Le jeton n'est affiché qu'une fois et se révoque d'un clic. La documentation à lui transmettre est dans Paramètres → API externe. Voir API externe — documentation et jetons d'accès au Répertoire.
Comment donner à mes clients un accès direct depuis notre espace client ? #
Par l'authentification unique : votre application demande un jeton de connexion à Sphère, puis ouvre la session sans que le client ressaisisse ses identifiants. Choisissez le type de compte Invité, déclarez les origines autorisées, et transmettez les exemples fournis à votre intégrateur. Voir Authentification unique (SSO) — connecter Sphère depuis vos applications.
Comment importer des contacts, des affaires ou des activités ? #
Depuis Paramètres → Import : choisissez le module, déposez un fichier .xlsx, associez les colonnes, vérifiez l'aperçu, lancez. Un guide par module explique quoi préparer et ce que veut dire chaque erreur. Voir Importer des données (contacts, organisations, membres, listes d'appel, affaires, activités).
Un import peut-il mettre à jour des fiches existantes ? #
Non. L'import ajoute, il ne met jamais à jour et ne supprime jamais rien. Une adresse déjà connue crée une seconde fiche. Pour corriger une fiche existante, passez par le module. Voir Importer des données (contacts, organisations, membres, listes d'appel, affaires, activités).
Comment mettre des articles d'aide à disposition de mes clients ? #
Rédigez-les dans Administration → Base de connaissance, rattachez-les au module Helpdesk, activez Article public et passez leur statut sur Publié. Les trois conditions sont nécessaires. Voir Base de connaissance partagée — articles et catégories.
Les fonctions d'intelligence artificielle sont-elles activées par défaut ? #
Non. Elles sont désactivées par défaut : c'est vous qui déclarez vos fournisseurs dans Paramètres → Intelligence Artificielle → Fournisseurs IA, puis qui les affectez fonction par fonction. Sans fournisseur affecté, la fonction reste éteinte sans autre effet. Voir Fournisseurs d'intelligence artificielle et fonctions IA par module.
Où répondre à un client qui demande où sont hébergées ses données ? #
Dans Paramètres → Stockage, le panneau Hébergement et souveraineté indique le pays d'hébergement de votre installation, catégorie par catégorie, ainsi que les traitements confiés à un service extérieur — avec leur fournisseur et leur pays. Voir Hébergement, souveraineté des données et stockage.
Comment faire évaluer automatiquement la qualité de mes appels ? #
En deux temps : créez une grille d'évaluation et publiez-la (Grilles d'évaluation qualité des appels), puis créez une campagne d'analyse qui dit quels appels sont retenus, avec quelles grilles et combien par période, et mettez-la en marche (Campagnes d'analyse qualité — choisir quels appels sont évalués). Une grille sans campagne n'évalue rien, et une campagne en brouillon non plus.
Que se passe-t-il quand un membre signale un message ? #
Le signalement arrive dans Administration → Signalements. Un administrateur le prend en charge, l'instruit, puis le marque traité ou classé sans suite, avec une note de traitement. La file enregistre la décision : suspendre un compte ou supprimer un message reste un geste séparé. Voir File de modération — traiter les signalements.
Puis-je changer ce que propose le bouton Aide de mes membres ? #
Oui, dans Paramètres → Aide : vous choisissez si le panneau propose la documentation, l'assistant, la déclaration de problème et le contact humain, et vers qui il envoie — vos numéros, votre support, votre discussion en direct. Les réglages laissés sur Hérité suivent tout seuls ceux de votre fournisseur. Voir Configurer le panneau d'aide de votre organisation.
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