Questions fréquentes Administration
Administration — Questions fréquentes
Qui peut administrer l'organisation ? #
Seuls les administrateurs. Un membre standard ne voit pas l'espace Administration. Vous pouvez avoir plusieurs administrateurs ; ils configurent tous l'organisation de la même façon. La seule différence de niveau concerne les actions sensibles menées sur un autre compte (mot de passe, double authentification, rôle, suspension).
Quelle différence entre inviter et créer un membre ? #
Inviter envoie un e-mail à la personne, qui rejoint l'organisation et choisit elle-même son mot de passe. Créer ouvre directement le compte, prêt à l'emploi. L'invitation est recommandée ; la création directe est pratique pour préparer un compte à l'avance. Voir Ajouter des membres à l'organisation.
Faut-il suspendre ou supprimer un compte qui part ? #
En général, suspendez : la personne ne peut plus se connecter mais son contenu et son historique sont conservés, et vous pouvez réactiver le compte plus tard. Réservez la suppression aux cas où le compte doit disparaître définitivement, car elle est irréversible. Voir Gérer les comptes des membres.
Puis-je retirer les droits du dernier administrateur ? #
Non. L'organisation doit toujours garder au moins un administrateur. Sphère empêche de rétrograder ou de supprimer le dernier administrateur. Désignez d'abord un autre administrateur si besoin.
Un membre a perdu son téléphone et ne peut plus se connecter : que faire ? #
Vous pouvez désactiver sa double authentification depuis sa fiche : il se reconnectera avec son mot de passe, puis reconfigurera une méthode. Vous pouvez aussi réinitialiser son mot de passe s'il l'a oublié. Dans les deux cas, le membre reçoit un e-mail l'en informant. Voir Gérer les comptes des membres.
Comment obliger tout le monde à utiliser la double authentification ? #
Dans Administration → Sécurité, activez l'exigence de double authentification pour toute l'organisation. Vous pouvez laisser un délai de mise en conformité pendant lequel les membres configurent leur méthode. Voir Sécurité de l'organisation.
Puis-je laisser les gens s'inscrire sans invitation ? #
Oui, en activant l'inscription libre dans les préférences de l'organisation. Laissez-la désactivée pour garder la maîtrise complète des entrées. Voir Préférences de l'organisation.
Quelle différence entre être administrateur et être propriétaire d'un espace de travail ? #
Être administrateur donne accès à l'espace Administration de toute l'organisation. Être propriétaire d'un espace de travail ne concerne que cet espace (ses membres et ses réglages). Un membre peut être propriétaire d'un espace de travail sans être administrateur de l'organisation. Voir Rôles et administrateurs.
Comment donner ou retirer l'accès à un module (Tickets, IVR Designer…) pour un rôle ? #
Chaque rôle fonctionnel définit les modules accessibles. Dans Paramètres → Rôles, ouvrez le rôle et cochez ou décochez les modules voulus. Tous les modules, dont Tickets et IVR Designer, s'activent ainsi par rôle. Si un module n'est pas activé pour le rôle d'une personne, elle ne le voit pas dans la barre latérale. Voir Rôles et administrateurs.
Comment créer un script d'appel pour mes agents ? #
Dans Administration → Scripteurs, choisissez Nouveau scripteur, ajoutez des pages et des éléments (questions, texte riche, bouton Qualifier), organisez-les par glisser-déposer, puis Publiez. Le script devient alors visible pour vos agents pendant les appels. Voir Scripteur d'appel — créer et éditer un script.
Où voir les statuts et les pauses de mes agents ? #
Dans Administration → Présence & pauses. La page affiche, sur une période choisie (7 derniers jours par défaut), le dernier statut, le nombre de changements et la pause totale de chaque agent, avec des filtres par appareil (Web / Mobile) et par statut. Voir Présence et pauses des agents (suivi).
Comment répondre à une demande RGPD d'un membre ? #
Depuis la fiche de la personne, vous pouvez exporter ses données personnelles (droit d'accès) ou les effacer (droit à l'effacement, anonymisation irréversible). Voir Préférences de l'organisation.
Puis-je ajouter un intervenant externe avec un accès limité ? #
Oui, en créant un compte de type invité, au périmètre plus restreint qu'un membre standard. Le type de compte se choisit à la création et se modifie ensuite depuis la fiche de la personne. Voir Gérer les comptes des membres.
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