Base de connaissance partagée — articles et catégories

Où gérer la base de connaissance ? #

Ouvrez Administration → Base de connaissance. La page se présente ainsi : « Gérez les articles et catégories partagés entre les modules. » Deux onglets : Articles et Catégories.

C'est un espace partagé : un même article peut servir plusieurs modules, ou aucun en particulier.

Comment rédiger et publier un article ? #

1. Ouvrez Administration → Base de connaissance, onglet Articles.
2. Cliquez Nouvel article.
3. Saisissez le titre.
4. Choisissez la catégorie (ou laissez Sans catégorie).
5. Rédigez un extrait : un court résumé, qui sert d'accroche dans les listes.
6. Rédigez le contenu. L'éditeur accepte la mise en forme enrichie.
7. Ajoutez des étiquettes : tapez le mot, puis Entrée.
8. Choisissez les modules auxquels rattacher l'article (voir plus bas).
9. Réglez Article public si l'article doit être visible en dehors de l'espace de travail.
10. Passez le statut sur Publié, puis Enregistrez.

Les trois statuts possibles sont Brouillon, Publié et Archivé. Un article en brouillon n'est vu de personne d'autre que vous ; un article archivé sort des listes sans être perdu.

À quoi sert le champ Module d'un article ? #

Le champ Modules rattache l'article à une ou plusieurs parties de Sphère — par exemple Helpdesk (les tickets) ou Réseaux sociaux. L'article est alors proposé là où il est utile, et pas ailleurs.

💡 Aucun module sélectionné = article visible par tous les modules (article transverse). C'est le bon réglage pour une procédure générale ; réservez le rattachement aux articles vraiment spécifiques.

La colonne Module de la liste rappelle ce rattachement, et un filtre Tous les modules permet de s'y retrouver.

Quelle différence entre « Publié » et « Article public » ? #

Ce sont deux réglages distincts, et il faut les deux pour qu'un lecteur extérieur voie l'article :

• Statut : Publié — l'article est en service, par opposition à un brouillon ou à un article archivé.
• Article public — « Visible en dehors de l'espace de travail ». C'est ce réglage qui l'ouvre à des lecteurs qui ne sont pas membres de votre organisation, notamment vos invités.

Un article publié mais privé reste réservé à vos équipes. La colonne Visibilité de la liste affiche Public ou Privé pour chaque article.

Comment retrouver un article dans une base bien remplie ? #

L'onglet Articles propose un champ Rechercher un article… et trois filtres : Tous les statuts, Toutes les catégories et Tous les modules. Combinez-les pour cibler exactement ce que vous cherchez.

Si aucun article ne correspond, le message le dit : élargissez alors la recherche ou réinitialisez les filtres.

Comment organiser les articles en catégories ? #

1. Ouvrez l'onglet Catégories : « Organisez les articles par catégories. »
2. Cliquez Nouvelle catégorie.
3. Saisissez son nom et, si vous voulez, une description.
4. Choisissez une catégorie parente pour créer une hiérarchie, ou laissez Aucune (racine).
5. Renseignez l'ordre d'affichage pour placer la catégorie où vous le souhaitez.
6. Laissez Catégorie active cochée, puis Enregistrez.

Une catégorie inactive n'apparaît plus dans les listes de choix : c'est la façon douce de retirer une rubrique sans toucher aux articles qu'elle contenait.

Comment supprimer un article ou une catégorie ? #

Depuis le menu de la ligne, choisissez Supprimer, puis confirmez. Cette action est irréversible dans les deux cas.

Avant de supprimer une catégorie, vérifiez ce qu'elle contient : préférez la désactiver si des articles y sont encore rattachés. Pour un article, préférez le statut Archivé si vous pensez le remettre en service un jour.

Mes invités ne voient aucun article #

Vérifiez les trois conditions, dans cet ordre :

1. L'article est-il au statut Publié ?
2. Le réglage Article public est-il activé ?
3. Le rattachement au module est-il cohérent — Helpdesk pour un article proposé depuis les tickets, ou aucun module pour un article transverse ?

Voir aussi Créer et gérer les invités (accès externes) pour l'accès des invités au module Tickets.