Préférences de l'organisation

Comment activer ou désactiver l'inscription libre ? #

L'inscription libre permet à des personnes de créer elles-mêmes leur compte sans invitation.

1. Ouvrez Administration → Organisation, section Inscription.
2. Activez ou désactivez l'inscription libre.
3. Enregistrez.

Laissez-la désactivée pour garder la maîtrise complète des entrées : dans ce cas, seuls les administrateurs ajoutent des membres (voir Ajouter des membres à l'organisation).

Comment personnaliser les e-mails envoyés par l'organisation ? #

Sphère envoie automatiquement certains e-mails aux membres (bienvenue, réinitialisation de mot de passe, code de connexion, lien magique…). Vous pouvez adapter leur contenu aux couleurs et au ton de votre organisation.

1. Ouvrez Administration → Organisation, section Modèles d'e-mails.
2. Choisissez le type d'e-mail à personnaliser.
3. Modifiez le texte ; des variables comme le nom de l'organisation ou celui du destinataire sont remplacées automatiquement.
4. Prévisualisez, puis enregistrez. Vous pouvez revenir au modèle par défaut à tout moment.

Un e-mail de bienvenue est-il envoyé aux nouveaux membres ? #

Oui, un e-mail de bienvenue peut être envoyé automatiquement à chaque nouveau membre. De votre côté, les administrateurs peuvent être avertis quand une nouvelle personne rejoint l'organisation. Ces envois se règlent dans les préférences de l'organisation et reprennent, s'ils existent, vos modèles d'e-mails personnalisés.

Comment consulter le journal d'activité de l'organisation ? #

Le journal d'activité trace les actions importantes menées dans l'organisation (créations, modifications, actions d'administration). Il est utile pour le suivi et la conformité.

1. Ouvrez Administration → Journal d'activité (ou Historique).
2. Filtrez par personne, par type d'action ou par période.
3. Ouvrez une entrée pour en voir le détail.

Vous pouvez aussi consulter l'historique des actions liées à un membre précis depuis sa fiche, et générer des rapports de conformité pour un contrôle interne.

Comment exporter les données personnelles d'un membre (RGPD) ? #

Pour répondre à une demande d'accès aux données :

1. Ouvrez la fiche du membre dans Administration → Membres.
2. Choisissez Exporter les données (RGPD).
3. Sphère rassemble les données rattachées à la personne dans un fichier que vous pouvez lui remettre.

Comment effacer les données personnelles d'un membre (RGPD) ? #

Pour répondre à un droit à l'effacement :

1. Ouvrez la fiche du membre dans Administration → Membres.
2. Choisissez Supprimer les données personnelles (RGPD).
3. Confirmez. Les informations personnelles de la personne sont anonymisées de façon irréversible.

💡 L'anonymisation RGPD est définitive. Ne l'utilisez que pour une demande légitime d'effacement ; pour simplement empêcher une connexion, préférez la suspension (voir Gérer les comptes des membres).

Comment régler le nom, la langue et le fuseau horaire par défaut ? #

Ouvrez Paramètres → Général, section Identité (« Nom et préférences régionales par défaut ») :

• Nom de l'application — le nom affiché dans les interfaces de votre organisation.
• Langue par défaut — la langue proposée aux personnes qui n'en ont pas choisi une (français, anglais britannique ou américain, espagnol, allemand, arabe).
• Fuseau horaire par défaut — celui appliqué à une personne qui n'a pas réglé le sien.

Ce ne sont que des valeurs par défaut : le choix de langue et de thème de chaque personne reste prioritaire sur le vôtre. Par défaut, l'application démarre en français et sur le thème Pastel.

La section Recherche de la même page porte la langue utilisée pour l'indexation du texte : réglez-la sur la langue dans laquelle vos équipes écrivent le plus, ou sur Simple (neutre) si elles écrivent dans plusieurs langues.

Comment être averti quand une nouvelle personne rejoint l'organisation ? #

Ouvrez Paramètres → Général, section Notifications :

• Email de bienvenue — envoie un message de bienvenue aux nouveaux membres.
• Notifier l'admin — envoie un e-mail à l'administrateur à chaque création d'un compte.

Ces deux envois reprennent, s'ils existent, vos modèles d'e-mails personnalisés.

Où trouver les documents légaux de mon organisation ? #

Depuis le menu de profil, la fiche À propos réunit la version de l'application, sa date de publication et les mentions légales de votre organisation. Les documents légaux — conditions générales, politique de confidentialité, mentions légales, cookies et suppression du compte — y sont accessibles directement, sans quitter l'application.

C'est cette fiche qu'il faut indiquer à un membre qui demande « quelles sont les conditions » ou « quelle version utilisons-nous ».

Peut-on personnaliser le logo et les couleurs de l'organisation ? #

Oui. Le logo, les couleurs, le nom et le pied de page de l'application suivent la marque de votre organisation : ce ne sont pas des éléments figés.

Deux choses à savoir :

• Un logo modifié apparaît au simple rafraîchissement de la page, sans avoir à se déconnecter et se reconnecter.
• Cet habillage ne se règle pas depuis les écrans d'administration de votre espace : il est porté par la marque de votre organisation. Pour le faire évoluer, adressez votre demande — et vos fichiers — à votre fournisseur.