Préférences de l'organisation

Comment activer ou désactiver l'inscription libre ? #

L'inscription libre permet à des personnes de créer elles-mêmes leur compte sans invitation.

1. Ouvrez Administration → Organisation, section Inscription.
2. Activez ou désactivez l'inscription libre.
3. Enregistrez.

Laissez-la désactivée pour garder la maîtrise complète des entrées : dans ce cas, seuls les administrateurs ajoutent des membres (voir Ajouter des membres à l'organisation).

Comment personnaliser les e-mails envoyés par l'organisation ? #

Sphère envoie automatiquement certains e-mails aux membres (bienvenue, réinitialisation de mot de passe, code de connexion, lien magique…). Vous pouvez adapter leur contenu aux couleurs et au ton de votre organisation.

1. Ouvrez Administration → Organisation, section Modèles d'e-mails.
2. Choisissez le type d'e-mail à personnaliser.
3. Modifiez le texte ; des variables comme le nom de l'organisation ou celui du destinataire sont remplacées automatiquement.
4. Prévisualisez, puis enregistrez. Vous pouvez revenir au modèle par défaut à tout moment.

Un e-mail de bienvenue est-il envoyé aux nouveaux membres ? #

Oui, un e-mail de bienvenue peut être envoyé automatiquement à chaque nouveau membre. De votre côté, les administrateurs peuvent être avertis quand une nouvelle personne rejoint l'organisation. Ces envois se règlent dans les préférences de l'organisation et reprennent, s'ils existent, vos modèles d'e-mails personnalisés.

Comment consulter le journal d'activité de l'organisation ? #

Le journal d'activité trace les actions importantes menées dans l'organisation (créations, modifications, actions d'administration). Il est utile pour le suivi et la conformité.

1. Ouvrez Administration → Journal d'activité (ou Historique).
2. Filtrez par personne, par type d'action ou par période.
3. Ouvrez une entrée pour en voir le détail.

Vous pouvez aussi consulter l'historique des actions liées à un membre précis depuis sa fiche, et générer des rapports de conformité pour un contrôle interne.

Comment exporter les données personnelles d'un membre (RGPD) ? #

Pour répondre à une demande d'accès aux données :

1. Ouvrez la fiche du membre dans Administration → Membres.
2. Choisissez Exporter les données (RGPD).
3. Sphère rassemble les données rattachées à la personne dans un fichier que vous pouvez lui remettre.

Comment effacer les données personnelles d'un membre (RGPD) ? #

Pour répondre à un droit à l'effacement :

1. Ouvrez la fiche du membre dans Administration → Membres.
2. Choisissez Supprimer les données personnelles (RGPD).
3. Confirmez. Les informations personnelles de la personne sont anonymisées de façon irréversible.

💡 L'anonymisation RGPD est définitive. Ne l'utilisez que pour une demande légitime d'effacement ; pour simplement empêcher une connexion, préférez la suspension (voir Gérer les comptes des membres).