Rôles et administrateurs

Quelle différence entre un administrateur et un membre ? #

• Membre : utilise Sphère au quotidien (conversations, appels, fichiers, activités…). Il ne voit pas l'espace Administration et ne peut pas gérer les autres comptes.
• Administrateur : en plus de tout ce que fait un membre, il accède à l'espace Administration pour gérer les membres, les rôles, la sécurité et les préférences de l'organisation.

Une organisation peut avoir plusieurs administrateurs. Ils configurent tous l'organisation à l'identique ; seule change leur capacité à agir sur d'autres administrateurs (voir plus bas).

Comment désigner un membre comme administrateur ? #

1. Ouvrez Administration → Membres.
2. Ouvrez la fiche de la personne concernée.
3. Choisissez Promouvoir administrateur (ou changez son rôle en « administrateur »).
4. Confirmez. La personne obtient aussitôt l'accès à l'espace Administration.

Comment retirer les droits d'administrateur à quelqu'un ? #

1. Ouvrez la fiche de l'administrateur dans Administration → Membres.
2. Choisissez Rétrograder (ou repassez son rôle sur « membre »).
3. Confirmez. La personne redevient membre et perd l'accès à l'Administration.

💡 Votre organisation doit toujours conserver au moins un administrateur. Sphère empêche de retirer ou de supprimer le dernier administrateur.

Pourquoi ne puis-je pas modifier certains administrateurs ? #

Les actions sensibles sur un compte (changer un rôle, réinitialiser un mot de passe, désactiver la double authentification, suspendre) obéissent à une règle de niveau : un administrateur ne peut agir que sur des comptes de niveau inférieur au sien. Vous ne pouvez donc pas modifier un administrateur de niveau égal ou supérieur, ni agir sur votre propre compte pour ces opérations. En revanche, tous les administrateurs règlent la sécurité et les préférences de l'organisation de la même manière.

Que sont les rôles dans un espace de travail (lecteur, éditeur, propriétaire) ? #

À l'intérieur d'un espace de travail, chaque membre reçoit un rôle qui définit ce qu'il peut y faire :

• Lecteur : consulte le contenu de l'espace de travail.
• Éditeur : consulte et modifie le contenu.
• Propriétaire : gère en plus les membres et les réglages de l'espace de travail.

Ces rôles d'espace de travail sont distincts du fait d'être administrateur de l'organisation. Un membre peut être éditeur dans un espace de travail sans être administrateur, et inversement. Pour organiser les espaces de travail, voir Espaces de travail et groupes.

Comment sont nommés les deux rôles d'administration ? #

Dans la liste des membres, la colonne Rôle dans la sphère propose trois valeurs : Propriétaire de la sphère, Administrateur et Membre.

Les deux premiers sont des rôles d'administration et configurent l'organisation exactement de la même façon : mêmes réglages de sécurité, mêmes préférences, mêmes paramètres de modules, mêmes accès aux écrans d'administration. La différence ne joue que sur les actions sensibles menées sur une autre personne — réinitialiser un mot de passe, désactiver la double authentification, promouvoir, rétrograder, suspendre.

Ne cherchez donc pas un réglage « réservé au propriétaire » : sur la configuration de l'organisation, il n'y en a pas.

Comment décider quels modules chaque rôle peut utiliser ? #

En plus d'être administrateur ou membre, chaque personne reçoit un ou plusieurs rôles fonctionnels. Un rôle fonctionnel définit à quels modules la personne a accès (Chat, Appels, Drive, Mail, Activités, Notes, Réseaux sociaux, Tickets, IVR Designer…). Tous les modules de Sphère peuvent être activés ou désactivés par rôle.

1. Ouvrez Paramètres → Rôles.
2. Créez ou ouvrez un rôle.
3. Dans la liste des modules, cochez ceux auxquels ce rôle donne accès, puis enregistrez.

La visibilité d'un module suit ainsi le rôle : si un module n'est pas activé pour le rôle d'une personne, elle ne le voit ni dans la barre latérale, ni en y accédant directement. Le module Tickets, comme les autres, s'active de cette façon par rôle.

💡 Vous pouvez aussi ajuster des permissions plus fines à l'intérieur d'un rôle, au-delà du simple accès à un module.

Comment créer un rôle fonctionnel ? #

1. Ouvrez Paramètres → Rôles fonctionnels et cliquez Nouveau rôle.
2. Saisissez le nom du rôle (par exemple « Responsable commercial »). Un code est généré automatiquement à partir du nom : c'est un identifiant technique unique, définitif après la création.
3. Cochez les modules auxquels ce rôle donne accès. Au moins un est obligatoire. Les boutons Tout sélectionner et Tout décocher vous font gagner du temps, et un compteur indique « N sur M sélectionnés ».
4. Cliquez pour créer : chaque module reçoit ses permissions recommandées, et la fiche du rôle s'ouvre aussitôt pour que vous les ajustiez.

💡 Le module système reste toujours actif : c'est lui qui permet à la personne d'accéder à son propre profil.

Quels modules peut-on activer par rôle ? #

Tous les modules de Sphère s'activent ou se désactivent par rôle, y compris les plus récents : Centre d'appels, Broadcast, Statistiques, Koukou, Conversationnel, Répertoire, Workflow, en plus du chat, des appels, du Drive, du mail, des activités, des notes, des réseaux sociaux, des tickets, de la finance et du concepteur de serveur vocal.

Dans la liste des rôles, la colonne Engines affiche les modules d'un rôle. Quand ils sont trop nombreux pour tenir, un badge +N les résume : survolez-le pour voir ceux qui ne sont pas listés.

À quoi servent les permissions recommandées d'un rôle ? #

À l'intérieur d'un module, chaque permission fine peut porter un badge Recommandée : c'est le jeu de droits qui convient au cas courant. Sur la fiche d'un rôle, chaque module offre trois raccourcis :

• Toutes — coche toutes les permissions du module ;
• Aucune — les décoche toutes ;
• Recommandées — applique le jeu recommandé.

Un compteur « N sur M » suit ce qui est coché.

⚠️ Une alerte s'affiche quand un module activé n'a aucune permission : « Un engine activé sans aucune permission ne sert à rien ». Les membres du rôle peuvent alors ouvrir le module mais ne peuvent rien y faire. Le bouton Appliquer les permissions recommandées corrige la situation d'un clic.

Pourquoi enregistrer un rôle déconnecte-t-il ses membres ? #

Parce que les droits vivent dans les sessions ouvertes. Quand vous modifiez les modules ou les permissions d'un rôle porté par des membres, l'enregistrement propose Enregistrer et déconnecter : leurs sessions sont fermées, et ils retrouvent leurs nouveaux accès en se reconnectant.

Après l'enregistrement, un message vous dit ce qui s'est réellement passé :

• soit N sessions ont été fermées, et les nouveaux accès s'appliquent dès la reconnexion ;
• soit N membres gardent les anciens accès jusqu'à la prochaine actualisation de leur session (30 minutes au plus) ou à leur reconnexion.

Prévoyez donc ces modifications à un moment creux, et prévenez les personnes concernées.

Que veulent dire les badges « Défaut » et « Système » d'un rôle ? #

• Défaut — ce rôle est attribué automatiquement aux nouveaux membres. Un seul rôle porte ce badge à la fois.
• Système — ce rôle est géré par la plateforme : il n'est pas supprimable, et le rôle système « admin » est verrouillé (ni ses modules ni ses permissions ne se modifient).

Sur la liste des rôles, survolez un badge ou une action désactivée : l'interface explique la raison plutôt que de vous laisser deviner.

Comment changer le rôle attribué aux nouveaux membres ? #

1. Ouvrez Paramètres → Rôles fonctionnels.
2. Sur le rôle voulu, choisissez Définir par défaut, puis confirmez.

Le rôle sera désormais attribué automatiquement aux nouveaux membres. L'ancien rôle par défaut perd ce statut, et les membres déjà assignés ne changent pas.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un rôle ? #

Trois blocages, tous expliqués à l'écran :

• Le rôle est assigné à des utilisateurs. Réaffectez d'abord ces personnes à un autre rôle. Le lien « N membres avec ce rôle — voir la liste » vous y emmène directement.
• C'est le rôle par défaut. Désignez d'abord un autre rôle par défaut.
• C'est un rôle système. Il n'est jamais supprimable.

Les libellés des permissions sont-ils traduits ? #

Oui. Les libellés et les catégories de toutes les permissions fines s'affichent en français, en anglais et en arabe, y compris pour les modules les plus récents — les permissions du module Finance (devis, factures) et celles du module Tickets comprises. Vous lisez donc « Envoyer des devis » ou « Fusionner et scinder les tickets », et non un code technique.

Si le message « Le catalogue des permissions est indisponible » s'affiche, les permissions fines ne peuvent être ni affichées ni modifiées pour le moment : cliquez Réessayer. Les modules du rôle, eux, restent lisibles.

Comment savoir combien de rôles existent, et qui les porte ? #

En haut de la liste, un compteur affiche « N rôles », et « X sur Y rôles » pendant une recherche. La colonne Utilisateurs indique combien de membres portent chaque rôle, et un lien mène à la liste filtrée sur ce rôle.

Le bouton Voir les accès et permissions déplie une ligne pour montrer, sans quitter la page, les modules du rôle et ses permissions fines.